Die Ordination antwortet — auch wenn das Telefon besetzt ist
Terminwünsche, Verschiebungen, Absagen: Ein großer Teil der Ordinations-Mails ist Terminverwaltung. kiato beantwortet sie mit echten freien Zeiten — geprüft gegen Behandler, Räume und Geräte — und Ihre Assistenz gibt frei, statt jede Mail selbst zu tippen.
Was kiato für Ärzte & Ordinationen übernimmt
Termine mit echter Verfügbarkeit
kiato schlägt nur Zeiten vor, die tatsächlich frei sind — und berücksichtigt dabei, was der Termin braucht: Behandler, Raum, Gerät. Ein Ultraschall-Termin blockiert eben auch das Gerät.
Absagen und Verschiebungen mitgedacht
Sagt ein Patient ab oder will verschieben, storniert kiato den alten Termin, schlägt Alternativen vor und hält die Terminliste aktuell — nichts bleibt doppelt im Kalender stehen.
Diskretion als Grundeinstellung
Verarbeitung ausschließlich in der EU, kein Training fremder Modelle mit Ordinationsdaten, getrennte Rechte je Person. Medizinische Fragen beantwortet kiato nicht — die gehören ins Behandlungszimmer.
kiatos Terminlogik ist an echten Ordinations-Abläufen entwickelt worden: Mehrfach-Ressourcen wie Behandler, Gerät und Raum, gekoppelte Belegungen, Alternativvorschläge statt Platzhalter.
Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „EKG-Termine brauchen 45 Minuten, das EKG-Gerät und Raum 1. Absagen bitte bestätigen und den Platz wieder freigeben." kiato baut daraus den Ablauf, fragt nach, wo eine Regel fehlt — und startet im Beobachtungsmodus, in dem nichts ohne Freigabe hinausgeht.
Typische Mails in der Ordination
Was im Ordinations-Postfach täglich ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Terminwunsch („Ich brauche einen EKG-Termin“) | Erkennt den Termintyp, prüft Behandler, Gerät und Raum zusammen und schlägt freie Zeiten vor. |
| Absage oder Verschiebung | Gibt den Platz frei, trägt den neuen Termin ein und entwirft die Bestätigung. |
| Frage nach Öffnungszeiten oder Anfahrt | Beantwortet sie aus Ihrer Wissensbasis, als Entwurf zur Freigabe. |
| Anfrage zu Rezept oder Befund | Legt sie Ihrer Assistenz zur Entscheidung vor. Medizinische Auskünfte gibt kiato nicht. |
| Rechnung eines Lieferanten | Erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg ab. |
Ein zweiter Ablauf: Termin verschieben
Verschiebungen sind der häufigste Grund für Terminmails. kiato prüft den neuen Wunschtag gegen Behandler, Gerät und Raum, schlägt freie Zeiten vor und gibt bei Zusage den alten Platz frei.
Was kiato in der Ordination nicht tut
- kiato gibt keine medizinischen Auskünfte und stellt keine Diagnosen.
- Gesundheitsdaten sind besonders sensibel. Den Zugriff auf das Ordinations-Postfach legen Sie je Person oder Gruppe fest.
- kiato ersetzt weder Ordinationssoftware noch die e-card-Anbindung. Es übernimmt die E-Mail-Kommunikation davor.
Häufige Fragen aus Ordinationen
Ist das mit der DSGVO vereinbar — es geht um Gesundheitsdaten?
kiato verarbeitet und speichert ausschließlich in der EU, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Mails bleiben im Mandanten der Ordination und fließen in kein allgemeines KI-Modell. Die Terminkommunikation läuft ohne medizinische Bewertung; unklare oder heikle Anliegen legt kiato der Assistenz zur Entscheidung vor.
Beantwortet kiato medizinische Fragen von Patienten?
Nein, grundsätzlich nicht. kiato übernimmt Organisation: Termine, Bestätigungen, Unterlagen-Hinweise. Fragen zu Befunden, Beschwerden oder Medikamenten werden nicht automatisch beantwortet, sondern mit Zusammenfassung an das Team übergeben.
Kennt kiato unsere Geräte und Räume?
Ja — Sie beschreiben einmal, was ein Termintyp braucht (z. B. Behandler + Ultraschallgerät + Raum), und kiato prüft bei jedem Vorschlag alle Belegungen zusammen. Auch gekoppelte Ressourcen („das Gerät steht in Raum 1") werden berücksichtigt.
Was ist mit Patienten, die weiterhin anrufen?
Nichts ändert sich — kiato ergänzt das Telefon, es ersetzt es nicht. Der Kalender ist dieselbe Quelle für beides: Was am Telefon vergeben wird, schlägt kiato per Mail nicht mehr vor.
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