KI für die Steuerkanzlei — mit Freigabe statt Blindflug
Das Kanzlei-Postfach ist der Engpass: Belege in zwanzig Formaten, Rückfragen der Mandanten, Terminwünsche dazwischen. kiato sortiert vor, erfasst Belege und entwirft Antworten — Ihre Mitarbeiter geben frei. Standardmäßig gehen Mails nur nach Ihrer Freigabe hinaus.
Was kiato für Steuerberater übernimmt
Belege erkennen, egal wie sie kommen
PDF, E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder Betrag im Mailtext: kiato erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit — Unsicheres landet in der Prüfung, nicht im Akt.
Mandantenanfragen vorbeantwortet
„Welche Unterlagen brauchen Sie noch?", „Bis wann muss ich einreichen?" — kiato entwirft die Antwort im Ton der Kanzlei, aus Ihren gesendeten Mails gelernt. Fachliche Aussagen bleiben bei Ihnen.
Protokoll, das einer Prüfung standhält
Jede Aktion mit Zeitstempel, Auslöser und Begründung, nachvollziehbar in der Aktivität. Verarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren, keine Verwendung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen.
Kanzleisoftware wechselt man nicht wegen des Posteingangs. kiato sitzt davor: Es arbeitet im bestehenden Postfach und übergibt saubere Belege dorthin, wo Ihre Kanzlei sie ohnehin verarbeitet.
Eingerichtet ist kiato in einem Termin: Postfach verbinden (Microsoft 365 oder IMAP), Regeln in normalen Worten beschreiben — etwa „Belege den Mandanten zuordnen, Fristen-Anfragen zur Freigabe an das Sekretariat". Belege übergibt kiato als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel; eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Typische Mails in der Kanzlei
Was im Postfach einer Steuerkanzlei täglich ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Mandant schickt Belege als PDF oder Foto | Erkennt Lieferant, Betrag und Fälligkeit, ordnet den Beleg dem Mandanten zu und legt ihn ab. Unsicheres kommt in die Prüfung. |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) im Anhang | Liest die Rechnungsdaten und legt sie ohne Abtippen ab. |
| „Reicht das jetzt für die UVA?“ | Gleicht die erfassten Belege mit Ihrer Liste ab und entwirft die Antwort, welche Belege noch fehlen. Sie prüfen und senden. |
| Terminwunsch für ein Beratungsgespräch | Prüft Ihren Kalender, schlägt zwei freie Zeiten vor und trägt bei Zusage den Termin ein. |
| Frage zu Steuerrecht oder Fristen | Legt die Mail mit Zusammenfassung zur Entscheidung vor. Die fachliche Auskunft bleibt bei Ihnen. |
Für Ihre Mandanten: Wie Betriebe Rechnungen aus dem Postfach sammeln und zum Quartalsende vollständig übergeben, steht im Ratgeber Rechnungen an die Steuerberatung senden.
Ein zweiter Ablauf: fehlende Belege nachfordern
Aus einem Satz wie „Jeden Montag Mandanten mit fehlenden Belegen freundlich erinnern“ baut kiato einen zeitgesteuerten Ablauf auf Basis Ihrer Mandantenliste. Sie sehen jede Erinnerung als Entwurf, bevor sie rausgeht.
Was kiato in der Kanzlei nicht tut
- kiato gibt keine steuerliche Auskunft und berechnet keine Fristen. Fachliche Aussagen bleiben bei Berufsträgern.
- kiato bucht nicht. Es erfasst Belege und übergibt sie als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel; eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
- Unklare Anliegen legt kiato mit Zusammenfassung zur Entscheidung vor, statt zu raten.
Verschwiegenheit und Datenschutz
Steuerberaterinnen und Steuerberater sind nach § 80 WTBG 2017 zur Verschwiegenheit verpflichtet, und das gilt auch für das Kanzlei-Postfach. kiato arbeitet auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO mit Verschwiegenheitsklausel für Berufsgeheimnisträger. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU-Rechenzentren, und Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Standardmäßig gehen Mails nur nach Ihrer Freigabe hinaus; Mail-Arten wie Mandantenpost lassen sich dauerhaft auf ‚Vorschlagen‘ stellen. Ob der Einsatz zu Ihrem Berufsrecht passt, entscheidet Ihre Kanzlei.
Mehr dazu im Ratgeber KI im Kanzlei-Postfach: Was die Verschwiegenheitspflicht verlangt
Häufige Fragen aus Kanzleien
Dürfen Kanzleidaten überhaupt in ein KI-System?
kiato verarbeitet und speichert ausschließlich in der EU, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Mails und Belege bleiben im Mandanten der Kanzlei und fließen in kein allgemeines KI-Modell. Wer ein Postfach sieht und in Bereichen wie Anfragen oder Rechnungen ansehen, bearbeiten und freigeben darf, legen Sie je Person oder Gruppe fest.
Gibt kiato steuerliche Auskünfte?
Nein. kiato übernimmt die Bürokommunikation — Eingangsbestätigungen, Unterlagen-Nachfragen, Terminvorschläge. Fachliche und rechtliche Aussagen bleiben bei Berufsträgern; unklare Anliegen legt kiato mit Zusammenfassung zur Entscheidung vor.
Arbeitet kiato mit DATEV zusammen?
Ja, über den Export: kiato erstellt aus den erfassten Rechnungen einen DATEV-Buchungsstapel samt Belegen, den Ihre Kanzleisoftware einlesen kann — alternativ Excel mit Belegen. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Wie lange dauert die Einführung in der Kanzlei?
Das Postfach verbinden Sie in den Einstellungen, die ersten Abläufe beschreiben Sie in normalen Worten. In den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch: Umkehrbares wie Entwürfe und Ablage läuft weiter, Senden und Weiterleiten bleiben in Ihrer Freigabe. Danach entscheiden Sie je Aufgabe, wie viel Autonomie sie bekommt.
Weiterlesen
KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
Mehr erfahren →Der Beleg-Stapel von morgen
ist heute schon sortiert.
14 Tage kostenlos.