Rechnungen aus dem Postfach: automatisch sammeln und zum Quartalsende an die Steuerberatung
Wie Rechnungen, die per E-Mail kommen, ohne Abtippen und Suchen gesammelt werden und zum Quartalsende vollständig bei der Steuerberatung ankommen: der Ablauf in fünf Schritten, die Export-Optionen und die Frage, ob Sie dafür ein Portal-Tool brauchen.
Am einfachsten geht es mit einem Assistenten, der direkt im E-Mail-Postfach arbeitet: Er erkennt eingehende Rechnungen, liest Lieferant, Betrag und Fälligkeit aus, legt sie auf Wunsch in Ordnern wie „Q3“ ab und zeigt, was noch nicht bezahlt ist. Zum Quartalsende exportieren Sie mit einem Klick Tabelle und PDFs und senden sie an Ihre Steuerberatung. Rechnungen mit fehlenden oder unklaren Angaben legt er Ihnen zur Freigabe vor.
Warum Rechnungen im Postfach zum Quartalsende Stress machen
Rechnungen kommen auf vielen Wegen: als PDF, als E-Rechnung oder nur als Betrag im Mailtext. Sie landen in verschiedenen Postfächern, oft auch in Sammeladressen wie „office@“ oder „rechnung@“. Zum UVA- oder Quartalstermin fehlt dann doch eine, und die Steuerberatung fragt nach. Gesucht wird ein Ablauf, der Rechnungen sammelt, während sie ankommen, und nicht erst am Ende des Quartals.
So läuft es mit einem E-Mail-Assistenten: in 5 Schritten
- Postfach verbinden. Outlook/Microsoft 365 oder IMAP. Ältere Mails lassen sich nachholen („Ältere Mails holen“).
- Rechnungen erkennen lassen. kiato erkennt Rechnungen als PDF, als E-Rechnung (XML), als Foto oder Bild und direkt im Mailtext und liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Währung aus. In den Einstellungen legen Sie fest, bei welchen fehlenden oder unklaren Angaben eine Rechnung zur Freigabe kommt.
- Ablegen nach Quartal. kiato sortiert Rechnungs-Mails in Ordner Ihres Postfachs, z. B. „Q3“. Ob kiato Ordner anlegt und wie sie heißen, entscheiden Sie; das Anlegen lässt sich auch abschalten, etwa wenn Rechnungen in einen bestehenden Ordner sollen. Die Regel beschreiben Sie in eigenen Worten, z. B. „Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich“.
- Unbezahlte Rechnungen im Blick. „Offen“ heißt bei kiato: noch nicht bezahlt. kiato erkennt einen Zahlungsvermerk in der Rechnung, etwa „bereits bezahlt“ oder „bereits abgebucht“. Sie können Rechnungen auch selbst als „bezahlt“ markieren.
- Zum Quartalsende exportieren und senden. Sie wählen Auswahl, Inhalt und Ziel und markieren die Rechnungen als „übermittelt“.
Erkannte Rechnungen trägt kiato selbst in die Rechnungsliste ein. Ist kiato sich bei Angaben unsicher, die Sie als wichtig festgelegt haben, oder könnte eine Rechnung doppelt sein, legt es sie Ihnen zur Freigabe vor. Was darüber hinaus automatisch laufen darf, etwa das Ablegen in Ordner, legen Sie selbst fest, z. B. über eine Betragsgrenze. Wie Sie dabei vorgehen, steht im Ratgeber Vollautomatisch oder mit Freigabe?
Was Ihre Steuerberatung bekommt: die Export-Optionen
| Option | Inhalt | passt für |
|---|---|---|
| Excel + Belege | ZIP mit Tabelle und allen PDFs | Standard für die meisten Kanzleien |
| Nur Belege | ZIP der PDFs, einheitlich benannt | Upload ins Kanzlei-Portal |
| Nur Excel | Tabelle und Zusammenfassung | Überblick, Abstimmung |
| DATEV | DATEV-Buchungsstapel, mit Ihren hinterlegten Konten | Kanzleien mit DATEV |
| CSV | CSV für andere Buchhaltungsprogramme | Import in andere Programme |
- Auswahl: die angezeigte Liste, etwa ein Quartal wie „Q3 2026“, eine eigene Auswahl oder alle Rechnungen.
- Ziel: Herunterladen (z. B. für das Kanzlei-Portal) oder „An Steuerberater senden“, an die hinterlegte Adresse der Steuerberatung oder eine, die Sie beim Export eingeben.
- Übermittelt: „Diese Rechnungen als ‚übermittelt‘ markieren“, damit im nächsten Quartal nichts doppelt geht.
Brauche ich dafür ein Portal-Abruf-Tool wie GetMyInvoices?
Portal-Abruf-Tools melden sich bei Lieferantenportalen an und holen dort Rechnungen ab. kiato tut das nicht. kiato arbeitet mit den Rechnungen, die per E-Mail kommen.
Die Faustregel: Kommen Ihre Rechnungen überwiegend per E-Mail, reicht ein E-Mail-Assistent. Müssen viele Rechnungen aus Online-Portalen geholt werden, etwa von Telekom-Anbietern, Amazon Business oder anderen Plattformen, ist ein Portal-Abruf-Tool die passende Ergänzung.
kiato ist kein Ersatz für den automatischen Abruf aus Lieferantenportalen. GetMyInvoices ist eine Marke ihres jeweiligen Inhabers; wir stehen in keiner Verbindung zu diesem Anbieter. Funktionsangaben zu anderen Anbietern ohne Gewähr, Stand 15. Oktober 2026.
KI in der Buchhaltung in Österreich: Was ein Assistent übernimmt und was nicht
- Übernimmt: Erkennen, Auslesen, Ablegen, Sammeln, Übergeben.
- Übernimmt nicht: Buchen, Kontieren, UVA erstellen, steuerliche Beurteilung. Das bleibt bei Ihnen bzw. Ihrer Steuerberatung. kiato ersetzt keine Buchhaltungssoftware.
E-Rechnungen im XML-Format erkennt kiato ebenfalls und liest die Daten daraus aus. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen bleiben beim Unternehmen; ein Assistent im Postfach nimmt Ihnen diese Pflicht nicht ab. Mehr zu kiato in Österreich auf der Seite KI-Assistent für Österreich.
Aus der Praxis
Wir nutzen kiato bei FDM selbst, denn wir entwickeln es. Auch das Autohaus Zwer (autohaus-zwer.at) setzt kiato für seinen Rechnungseingang ein. In beiden Betrieben erkennt kiato hunderte Rechnungen automatisch aus dem Postfach, legt sie nach Quartal ab und bündelt sie zum Quartalsende für die Steuerberatung. Was unklar ist, kommt zur Freigabe. Beide Betriebe empfinden das als große Erleichterung.
So geht das mit kiato
- Rechnungen erkennen: als PDF, als E-Rechnung (XML), als Foto oder Bild und als Betrag im Mailtext.
- Prüfen statt blind ablegen: Bei fehlenden oder unklaren Angaben, die Sie festlegen, kommt die Rechnung zur Freigabe.
- Ordner im Postfach, Rechnungsliste, Export an die Steuerberatung und „übermittelt“ wie oben beschrieben.
- kiato erfasst Rechnungen selbst und legt Ihnen unsichere zur Freigabe vor; weitere Automatik läuft nur innerhalb der Grenzen, die Sie setzen.
- Verarbeitung in EU-Rechenzentren, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Mehr dazu: der Rechnungseingang im Detail, kiato mit Outlook und Microsoft 365, Abläufe in eigenen Worten, Sicherheit & Datenschutz, der AV-Vertrag und die Preise.
Für Steuerkanzleien selbst: Was die Verschwiegenheitspflicht beim Einsatz von KI im Postfach verlangt, steht im Ratgeber KI im Kanzlei-Postfach; wie kiato in der Kanzlei arbeitet, auf der Seite KI für die Steuerkanzlei.
Quellen
- kiato-Funktionsseite Rechnungseingang, Stand 15. Oktober 2026
- kiato-Branchenseite KI für die Steuerkanzlei, Stand 15. Oktober 2026
Häufige Fragen: Rechnungen an die Steuerberatung
Wie schicke ich Rechnungen aus E-Mails automatisch an meinen Steuerberater?
Mit einem Assistenten im Postfach, der Rechnungen erkennt und sammelt. Bei kiato wählen Sie zum Quartalsende z. B. „Q3 2026“, den Inhalt (etwa Excel + Belege) und „An Steuerberater senden“, an die hinterlegte Adresse oder eine, die Sie beim Export eingeben. Alternativ laden Sie das Paket für das Kanzlei-Portal herunter.
Welche Rechnungsformate erkennt kiato?
Rechnungen als PDF, als E-Rechnung im XML-Format, als Foto oder Bild und direkt im Mailtext. Erfasst werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Währung.
Was passiert, wenn kiato etwas nicht sicher erkennt?
In den Einstellungen legen Sie fest, bei welchen fehlenden oder unklaren Angaben eine Rechnung zur Freigabe kommt. Dann sehen Sie den Beleg neben den erfassten Feldern und korrigieren bei Bedarf.
Woran sehe ich, welche Rechnungen noch offen sind?
Offen heißt noch nicht bezahlt. kiato erkennt Zahlungsvermerke in der Rechnung, etwa „bereits bezahlt“ oder „bereits abgebucht“. Sie können Rechnungen außerdem selbst als „bezahlt“ markieren.
Bekommt meine Steuerberatung einen DATEV-Export?
Ja, als DATEV-Buchungsstapel mit Ihren hinterlegten Konten. Alternativ gibt es Excel mit Belegen, nur die PDFs, nur Excel oder CSV für andere Buchhaltungsprogramme.
Brauche ich zusätzlich ein Tool wie GetMyInvoices?
Nur, wenn viele Rechnungen aus Online-Portalen abgeholt werden müssen. kiato arbeitet mit Rechnungen, die per E-Mail kommen, und ruft keine Lieferantenportale ab.
Bucht kiato meine Rechnungen?
Nein. kiato erkennt, sammelt und übergibt Belege. Buchen und Kontieren bleiben bei Ihnen bzw. Ihrer Steuerberatung.
Werden Rechnungen doppelt übermittelt?
Beim Export können Sie die Rechnungen als „übermittelt“ markieren. So sehen Sie im nächsten Quartal, was schon bei der Steuerberatung ist.
Geht das auch mit Outlook?
Ja, kiato arbeitet mit Outlook/Microsoft 365 und mit IMAP-Postfächern, auch beim Ablegen in Ordner. Ob kiato Ordner anlegt und wie sie heißen, bestimmen Sie.
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sammelt sich von selbst.
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