Der Fuhrpark, der sich per E-Mail bucht
Wer welches Fahrzeug wann hat, steht bei vielen Betrieben in einer Excel — und in zwanzig Zuruf-Mails. kiato nimmt Buchungsanfragen direkt aus dem Postfach entgegen, prüft echte Verfügbarkeiten und hält Nutzungsplan und Kalender aktuell.
Was kiato für Fuhrpark übernimmt
Buchen mit echter Verfügbarkeit
Jedes Fahrzeug hat seinen Kalender. kiato prüft vor der Zusage, ob das Auto im Zeitraum frei ist — Werkstatttermine und bestehende Buchungen blockieren es automatisch.
Nutzungsplan bleibt die Wahrheit
Jede bestätigte Buchung landet als Zeile im Nutzungsplan, jede Änderung wird zurückgeschrieben. Liste und Kalender laufen nicht mehr auseinander.
Umbuchungen ohne Chaos
Fällt ein Fahrzeug aus oder verschiebt sich eine Fahrt, schlägt kiato ein freies Ersatzfahrzeug vor, storniert den alten Eintrag und bestätigt den neuen — nichts bleibt doppelt vergeben.
kiatos Fuhrpark-Logik ist an echten Abläufen entwickelt: Fahrzeuge als Kalender, Nutzungsplan und Werkstatttermine als gekoppelte Listen — was belegt oder in der Werkstatt ist, wird nicht vergeben.
Ihre Fahrzeugliste bringen Sie einfach als Excel mit — kiato liest sie ein und legt je Fahrzeug einen Kalender an. Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „Buchungen bestätigen, wenn frei; Umbuchungen mit Ersatzfahrzeug vorschlagen; ab drei Tagen Dauer bitte an mich." Auswertungen wie „Buchungen pro Mitarbeiter" bekommen Sie als Bericht — beschrieben in einem Satz.
Typische Mails im Fuhrpark
Was im Postfach der Fuhrparkleitung täglich ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Buchungswunsch für ein Fahrzeug | Prüft Nutzungsplan, Fahrzeug-Kalender, Lenkberechtigung und Werkstatttermine, trägt ein und entwirft die Bestätigung. |
| Werkstatt bestätigt einen Termin | Aktualisiert die Liste und blockt das Fahrzeug im Kalender für die Dauer des Termins. |
| Werkstatt will einen Termin verschieben | Prüft gegen den Nutzungsplan und entwirft Zusage oder Rückfrage. |
| Schadensmeldung eines Fahrers | Setzt das Fahrzeug auf „in Werkstatt“ (zur Freigabe) und bedankt sich beim Fahrer. |
| Kostenvoranschlag der Werkstatt | Antwortet bis zu Ihrer Betragsgrenze, darüber legt kiato eine Aufgabe für die Fuhrparkleitung an. |
Ein zweiter Ablauf: Kostenvoranschlag über der Grenze
Bis zu einem Betrag bestätigt kiato Werkstatt-Mails selbst, darüber übernimmt ein Mensch. Die Grenze legen Sie fest, kiato hält sie ein und begründet jede Entscheidung.
Was kiato im Fuhrpark nicht tut
- kiato ersetzt keine Fuhrparksoftware und keine Telematik. Es arbeitet mit Ihren Listen und Kalendern.
- Die Lenkberechtigung prüft kiato nur anhand der Daten, die Sie in Ihrer Mitarbeiterliste pflegen.
- Über Ihrer Betragsgrenze entscheidet immer ein Mensch.
Häufige Fragen zum Fuhrpark
Woher weiß kiato, welche Fahrzeuge es gibt?
Aus Ihrer Fahrzeugliste — als Excel hochgeladen oder direkt in kiato gepflegt. Je Fahrzeug führt kiato einen eigenen Kalender; bestehende Einträge wie Nutzungsplan und Werkstatttermine werden beim Start übernommen.
Was passiert, wenn zwei Leute dasselbe Auto wollen?
Der Erste bekommt die Zusage, der Zweite echte Alternativen: ein anderes freies Fahrzeug oder ein freier Zeitraum. kiato vergibt nichts doppelt, weil jede Zusage gegen den Kalender geprüft wird.
Berücksichtigt kiato Werkstatt- und Servicetermine?
Ja. Werkstatttermine blockieren das Fahrzeug wie eine Buchung. Steht ein Fahrzeug in der Werkstatt, schlägt kiato bei Anfragen automatisch ein anderes vor.
Braucht mein Team eine neue App dafür?
Nein — gebucht wird per E-Mail, wie bisher beim Zuruf ans Sekretariat. Nur dass jetzt kiato antwortet, den Plan führt und Sie freigeben, solange Sie das möchten.
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KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
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