Das Kanzlei-Postfach, vorsortiert statt überfüllt
Mandatsanfragen, Rückfragen von Mandanten, Terminwünsche, Unterlagen: kiato sortiert vor, entwirft Antworten und fordert fehlende Unterlagen an. Fachliche und rechtliche Aussagen bleiben bei Ihnen. Standardmäßig gehen Mails nur nach Ihrer Freigabe hinaus.
Was kiato für Kanzleien übernimmt
Mandatsanfragen eingeordnet
Neue Anfragen erkennt kiato, bestätigt den Eingang als Entwurf und fragt die Angaben ab, die Sie für ein Erstgespräch brauchen, etwa Anliegen, Beteiligte oder Unterlagen.
Unterlagen anfordern
Fehlen Unterlagen, erinnert kiato freundlich daran, zeitgesteuert aus Ihrer Mandatsliste und als Entwurf zur Freigabe.
Termine ohne Mail-Pingpong
kiato prüft Ihren Kalender, schlägt zwei freie Zeiten für das Erstgespräch vor und trägt bei Zusage den Termin ein.
kiato ersetzt weder Ihre Kanzleisoftware noch die Aktenverwaltung. Es arbeitet in Ihrem Postfach und bereitet die Kommunikation vor.
Wer welches Postfach sehen darf, legen Sie je Person oder Gruppe fest, etwa ein Postfach nur für bestimmte Anwältinnen und Anwälte. Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „Anfragen bestehender Mandanten an die zuständige Anwältin, neue Anfragen bestätigen.“ kiato baut daraus den Ablauf und fragt nach, wo etwas fehlt.
Typische Mails in der Kanzlei
Was im Postfach einer Rechtsanwaltskanzlei ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Neue Mandatsanfrage | Bestätigt den Eingang, fragt Anliegen und Gegenpartei ab und schlägt Termine für das Erstgespräch vor. |
| Mandant fragt nach dem Stand | Legt die Mail mit Zusammenfassung zur Entscheidung vor. Auskünfte zum Verfahren gibt kiato nicht. |
| Mandant schickt Unterlagen | Bestätigt den Eingang als Entwurf und legt die Mail der zuständigen Person vor. |
| Terminwunsch | Prüft den Kalender, schlägt zwei freie Zeiten vor und trägt bei Zusage ein. |
| Rechnung eines Dienstleisters | Erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg ab. |
Ein zweiter Ablauf: Unterlagen anfordern
Nach dem Erstgespräch fehlen oft Unterlagen. kiato schaut in Ihre Mandatsliste, erkennt, was noch fehlt, und bereitet die freundliche Anforderung vor. Sie lesen sie vor dem Versand.
Was kiato in der Kanzlei nicht tut
- kiato gibt keine Rechtsauskünfte, schätzt keine Erfolgsaussichten ein und berechnet keine Fristen. Rechtliche Aussagen bleiben bei den Anwältinnen und Anwälten.
- Eine Prüfung auf Interessenkollisionen übernimmt kiato nicht.
- kiato führt keine Akten. Es bereitet Mails vor und legt Belege ab.
- Vertrauliche Postfächer lassen sich je Person oder Gruppe beschränken.
Verschwiegenheit und Datenschutz
Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte regelt § 9 RAO die Verschwiegenheit, und Mandantenpost im Postfach fällt darunter. Der AV-Vertrag von kiato enthält eine Verschwiegenheitsklausel für Berufsgeheimnisträger, unsere Mitarbeiter sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, und alle Subunternehmer sind offen gelistet. Die KI-Modelle laufen in EU-Regionen, ohne Training mit Kundendaten. Standardmäßig gehen Mails nur nach Ihrer Freigabe hinaus; Mail-Arten wie Mandantenpost lassen sich dauerhaft auf ‚Vorschlagen‘ stellen. Ob das zu Ihrem Berufsrecht passt, beurteilt Ihre Kanzlei.
Mehr dazu im Ratgeber KI im Kanzlei-Postfach: Was die Verschwiegenheitspflicht verlangt
Häufige Fragen aus der Kanzlei
Wer sieht die Mails aus dem Kanzlei-Postfach?
Das legen Sie fest: Der Zugriff gilt je Postfach, Person und Gruppe, und die Rechte für Bereiche wie Anfragen oder Rechnungen unterscheiden ansehen, bearbeiten und freigeben.
Gibt kiato rechtliche Auskünfte?
Nein. kiato übernimmt die Bürokommunikation: Eingangsbestätigungen, Unterlagenanforderungen, Terminvorschläge. Rechtliche Aussagen bleiben bei Ihnen, unklare Anliegen legt kiato mit Zusammenfassung zur Entscheidung vor.
Kann kiato Mandatsanfragen automatisch beantworten?
Nur wenn Sie es ausdrücklich erlauben. Standard ist der Entwurf zur Freigabe. Welche Aufgaben, etwa reine Eingangsbestätigungen, Sie später automatisieren, entscheiden Sie je Aufgabe.
Wie unterscheidet sich das von der Seite für Steuerberater?
Steuerkanzleien arbeiten viel mit Belegen und Mandantenlisten, Rechtsanwaltskanzleien mit Mandatsanfragen, Terminen und Unterlagen. kiato nutzt dieselben Bausteine, die Abläufe unterscheiden sich.
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KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
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