Jede Anfrage eine Antwort — auch sonntags um 22 Uhr
Verfügbarkeitsanfragen, Umbuchungen, Sonderwünsche: Wer zuerst antwortet, bekommt die Buchung. kiato entwirft die Antwort mit echten Verfügbarkeiten aus Ihren Listen und Kalendern — die Rezeption gibt frei, statt Mails abzuarbeiten.
Was kiato für Hotels übernimmt
Verfügbarkeit statt Vertröstung
kiato prüft Belegungslisten und Kalender, bevor es antwortet: freie Zimmerkategorien, Zeiträume, Kapazitäten. Zugesagt wird nur, was tatsächlich frei ist — sonst kommen Alternativen.
Umbuchungen und Stornos im Griff
Will ein Gast verschieben oder stornieren, hält kiato Listen und Kalender konsistent: alter Eintrag raus, neuer rein, Bestätigung als Entwurf — nichts bleibt doppelt gebucht.
Der Ton Ihres Hauses
Aus Ihren gesendeten Mails lernt kiato, wie Ihr Haus schreibt — vom Wellnesshotel bis zur Frühstückspension. kiato erkennt außerdem die Sprache der Anfrage und kennzeichnet sie für Sie.
kiato ersetzt weder Ihr Buchungssystem noch den Channel-Manager — es übernimmt die E-Mail-Kommunikation davor: die Anfragen, die sonst liegen bleiben, bis jemand an der Rezeption Zeit hat.
Ihre Verfügbarkeiten pflegen Sie dort weiter, wo sie heute liegen — oder direkt in kiatos Listen und Kalendern, wenn Sie es einfach halten wollen. Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „Anfragen für mehr als 6 Personen bitte immer an mich, Standardanfragen mit Preis beantworten." In den ersten sieben Tagen läuft nichts automatisch — Sie sehen erst, wie gut die Entwürfe sind.
Typische Mails an der Rezeption
Was im Postfach eines Hauses täglich ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Verfügbarkeitsanfrage mit Zeitraum und Personenzahl | Liest Zeitraum und Personen, prüft Belegungsliste und Preise und entwirft das Angebot. |
| Anfrage für eine große Gruppe | Legt sie ohne Entwurf direkt Ihnen vor, sobald Ihre Grenze überschritten ist, etwa mehr als 6 Personen. |
| Umbuchungswunsch | Prüft den neuen Zeitraum, trägt um und entwirft die Bestätigung. |
| Stornierung | Gibt die Belegung frei und entwirft die Bestätigung. Nichts bleibt doppelt gebucht. |
| Sonderwunsch (Anreise spät, Allergie) | Beantwortet ihn aus Ihrer Wissensbasis oder fragt Sie, wenn eine Angabe fehlt. |
Ein zweiter Ablauf: Umbuchung
Will ein Gast verschieben, prüft kiato den neuen Zeitraum in Ihrer Belegungsliste, trägt um und entwirft die Bestätigung. Der alte Eintrag verschwindet, der neue steht.
Was kiato im Hotel nicht tut
- kiato bindet kein Buchungssystem und keinen Channel-Manager an. Belegung und Preise liegen in kiatos Listen und Kalendern, der Import per Excel ist möglich.
- Zugesagt wird nur, was in Ihren Listen frei ist. Fehlt eine Angabe, fragt kiato nach.
- Preise und Konditionen nennt kiato nur aus Ihrer Wissensbasis.
Häufige Fragen aus der Hotellerie
Antwortet kiato auch auf Anfragen in anderen Sprachen?
kiato erkennt die Sprache jeder Anfrage und ordnet sie entsprechend ein. Antwortentwürfe entstehen im Ton Ihres Hauses; wie weit Sie fremdsprachige Antworten automatisieren, entscheiden Sie je Aufgabe.
Woher kennt kiato unsere Preise und Verfügbarkeiten?
Aus Ihren Listen und Kalendern in kiato — Zimmerkategorien, Preise, Belegung. Was dort steht, verwendet kiato in Antworten; was fehlt, fragt es bei Ihnen nach, statt zu raten.
Bucht kiato verbindlich, ohne dass jemand draufschaut?
Nur wenn Sie das ausdrücklich erlauben. Standard ist die Freigabe: kiato legt den Entwurf samt geprüfter Verfügbarkeit vor, die Rezeption sendet mit einem Klick. Bewährte Standardfälle können Sie später automatisieren — mit Grenzen, etwa nach Personenzahl.
Funktioniert das neben Booking und Co.?
Ja — kiato kümmert sich um die direkte E-Mail-Kommunikation, die neben den Portalen herläuft: Direktanfragen, Sonderwünsche, Änderungen. Gerade die Direktbuchungen sind es ja, bei denen schnelle Antwort bares Geld wert ist.
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KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
Mehr erfahren →Die Buchung von heute Nacht
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