Jede Meldung beim richtigen Objekt
Schadensmeldungen, Fragen von Eigentümern und Mietern, Handwerkertermine, Belege: In der Hausverwaltung kommt alles in wenigen Postfächern an. kiato ordnet es dem Objekt zu, bereitet die Antwort vor und legt sie zur Freigabe vor.
Was kiato für Hausverwaltungen übernimmt
Meldungen dem Objekt zuordnen
Aus Ihrer Objektliste mit Adresse und Zuständigkeit erkennt kiato, um welches Haus es geht und wer zuständig ist, und legt die Meldung entsprechend ab. Ist die Zuordnung unsicher, fragt es nach.
Eigentümer und Mieter beantworten
kiato entwirft Eingangsbestätigungen und Antworten auf Standardfragen im Ton Ihrer Verwaltung. Fachliche und rechtliche Auskünfte bleiben bei Ihnen.
Termine und Belege
Termine mit Haustechnikern prüft kiato gegen den Kalender, Rechnungen von Dienstleistern erfasst es und legt sie ab.
kiato ersetzt weder Ihre Verwaltungssoftware noch die Buchhaltung. Es arbeitet in Ihrem Postfach und sorgt dafür, dass Meldungen zuordenbar, beantwortet und nachverfolgbar sind.
Objekte, Zuständigkeiten und Haustechniker führen Sie in Listen in kiato (Import per Excel ist möglich). Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „Dringende Schäden wie Wasseraustritt sofort an mich, alles andere bestätigen und eintragen.“ kiato baut daraus den Ablauf und fragt nach, wo etwas fehlt.
Typische Mails in der Hausverwaltung
Was im Postfach einer Hausverwaltung ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Schadensmeldung eines Mieters | Ordnet sie dem Objekt zu, bestätigt den Eingang als Entwurf und bereitet den Eintrag in der Schadensliste vor. |
| Frage eines Eigentümers zur Abrechnung | Entwirft die Eingangsbestätigung. Die fachliche Auskunft legt kiato Ihnen zur Entscheidung vor. |
| Terminvorschlag des Haustechnikers | Prüft Ihren Kalender und entwirft Zusage oder Gegenvorschlag. |
| Rechnung eines Dienstleisters | Erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg ab. |
| Dringender Schaden (Wasser, Heizung) | Markiert die Meldung als dringend und legt sie Ihnen ohne Entwurf direkt vor, wenn Sie das per Regel festlegen. |
Ein zweiter Ablauf: Termin mit dem Haustechniker
Für Reparaturtermine stimmt kiato Zeiten mit Ihrem Kalender ab, damit die Hausverwaltung nicht zwischen Mails und Terminen pendelt. Sie geben die Zusage frei.
Was kiato in der Hausverwaltung nicht tut
- kiato gibt keine rechtlichen Auskünfte zu Betriebskosten, Mietrecht oder Eigentümerbeschlüssen. Das bleibt bei Ihnen.
- kiato beauftragt keine Handwerker. Es koordiniert Termine und bereitet Antworten vor.
- Welche Mitarbeitenden welche Postfächer sehen dürfen, legen Sie je Person oder Gruppe fest.
Häufige Fragen aus der Hausverwaltung
Wie ordnet kiato eine Meldung dem Objekt zu?
Anhand Ihrer Objektliste mit Adresse, Top und Zuständigkeit. Ist die Zuordnung unsicher, fragt kiato nach oder legt die Mail Ihnen zur Entscheidung vor.
Kann kiato Eigentümer und Mieter unterschiedlich behandeln?
Ja. Sie legen Regeln fest, etwa dass Mieteranfragen bestätigt und Eigentümeranfragen Ihnen vorgelegt werden. Maßgeblich ist, was Sie in den Regeln beschreiben.
Was passiert bei dringenden Schäden?
Das legen Sie per Regel fest, etwa „Wasseraustritt sofort an mich“. kiato legt solche Meldungen dann ohne Entwurf direkt Ihnen vor.
Kann kiato Rechnungen von Dienstleistern erfassen?
Ja. kiato erkennt Rechnungen im Postfach, erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg in der Rechnungsliste ab. Der Export ist als Excel oder DATEV-Buchungsstapel möglich.
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KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
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