KI-E-Mail-Assistent für Unternehmen
Routine abgeben.
Den Überblick behalten.
kiato ist ein KI-E-Mail-Assistent für Outlook, Microsoft 365 und IMAP-Postfächer. Er beantwortet E-Mails, koordiniert Termine und bereitet Rechnungen vor. Sie bestimmen, was automatisch läuft und wann Sie freigeben.
- Microsoft 365 & Outlook
- IMAP-Postfächer
- Entwickelt in Österreich
- Verarbeitung und Speicherung in der EU
- Entwickelt in ÖsterreichFirmensitz in Wien
- DSGVO-konformGehostet in der EU
kiato auf einen Blick
- Was ist kiato?
- kiato ist ein KI-E-Mail-Assistent für Unternehmen, der definierte E-Mail- und Büroabläufe übernimmt.
- Für wen?
- Für Unternehmen mit 5–50 Mitarbeitenden ohne eigene IT-Abteilung, die viele E-Mails, Rechnungen und Terminanfragen bearbeiten.
- Was übernimmt es?
- E-Mails verstehen und beantworten, Termine koordinieren, Rechnungen erkennen und ablegen, wiederkehrende Abläufe ausführen.
- Welche Systeme?
- Microsoft 365 und Outlook (Mail und Kalender), Google Kalender, IMAP-Postfächer (auch Gmail mit App-Passwort), Export für DATEV und Excel.
- Wo liegen die Daten?
- Verarbeitung und Speicherung in der EU. Entwickelt in Österreich, kein Training mit Ihren E-Mails.
- Unterschied zu Schreibassistenten?
- Ein Schreibassistent formuliert Text auf Zuruf. kiato führt definierte Abläufe aus, mit Autonomiestufen, Freigaben und Protokoll.
Die Routine frisst Ihre Zeit.
Zwei Sammelpostfächer, 130 Mails die Woche, Rechnungen als PDF, als E-Rechnung, im Text. Dazwischen die Fristen. Und keine Software hilft, weil jedes Werkzeug zuerst ein Projekt wäre.
kiato ist der andere Weg, E-Mails zu automatisieren: Postfach verbinden, zwei Regeln in normalen Worten beschreiben, fertig. Ab dann arbeitet kiato vor und Sie entscheiden — bis Sie einzelne Aufgaben ganz abgeben.
Was kiato übernimmt
Rechnungen automatisch erfassen
PDF, E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder ein Betrag im Mailtext: kiato liest Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg in Ihrer Rechnungsliste ab.
- Unsicheres landet in der Prüfung, mit dem Beleg daneben
- Export als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel
- Auf Klick direkt an Ihre Steuerberatung geschickt (so geht’s zum Quartalsende)
Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Mehr zum Rechnungseingang →Nach Monat oder Quartal sortiert · Beispieldaten
E-Mail-Antworten vorschreiben
Standardanfragen, Terminbestätigungen, Nachfragen zu Angeboten: kiato schreibt vor, im Ton Ihres Hauses, aus Ihren gesendeten Mails gelernt.
- Freigeben, selbst ändern oder per Satz anpassen lassen
- Bei Angeboten ohne Antwort fasst kiato nach
- Gesendet wird aus Ihrem Postfach, im Verlauf der Anfrage
Termine & Buchungen verwalten
Terminanfragen gegen echte Verfügbarkeiten prüfen: Kalender, Räume, Geräte, Fahrzeuge, Plätze.
- Freie Zeiten vorschlagen, bei Zusage eintragen
- Absagen und Umbuchungen werden mitgedacht
- Belegungslisten und Nutzungspläne führt kiato mit
Abläufe in Ihren Worten
„Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich." kiato baut daraus den Ablauf, auch wiederkehrend: „Jeden Montag den Wochenbericht als PDF an mich."
Mehr zu Abläufen →Listen & Berichte
kiato führt Ihre Listen mit und baut Auswertungen daraus, die Sie in einem Satz beschreiben, als Excel oder PDF, auf Wunsch per Mail.
Merkt sich Korrekturen
Ändern Sie etwas, schlägt kiato vor, es sich zu merken. Sie entscheiden, und es steht sichtbar im Ablauf.
Rückfragen statt Raten
Unklarer Betrag, unbekannter Absender, zwei mögliche Aufträge? Dann kommt eine Frage, keine falsche Buchung.
Autonomie in Stufen
Sie bestimmen, wie selbstständig kiato arbeitet – für jede Aufgabe einzeln. Am Anfang bereitet kiato nur vor, und Sie geben alles frei. Passt etwas wochenlang unverändert, können Sie es kiato künftig allein erledigen lassen. Sie entscheiden, und jeder Schritt steht im Protokoll.
kiato bereitet die Aufgabe vor, Sie prüfen und geben jede Aktion einzeln frei.
Automatisch bis zu einer Grenze, die Sie setzen — Betrag, Absender oder Art der Anfrage. Darüber fragt kiato.
Läuft ohne Sie und meldet sich im Protokoll. Jederzeit wieder herunterstufbar.
Arbeitet mit Ihren Systemen
Postfach, Kalender und Buchhaltung direkt angebunden – alles andere über offene Schnittstellen (OpenAPI) und Webhooks.
Ein Satz genügt
Jeder Betrieb hat andere Abläufe. Deshalb ist kiato keine Sammlung fertiger Funktionen, sondern baut Ihren Ablauf aus Ihrer Beschreibung — und fragt nach, wo eine Regel fehlt. So klingen Abläufe, die Betriebe mit kiato einrichten:
„Terminanfragen mit dem Werkstattkalender abgleichen und zwei freie Zeiten vorschlagen."
„Ein EKG-Termin braucht 45 Minuten, das EKG-Gerät und Raum 1."
„Anfragen für mehr als 6 Personen immer an mich, Standardanfragen mit Preis beantworten."
„Fahrzeug-Buchungen in den Nutzungsplan eintragen und bestätigen — Werkstatttermine blockieren das Auto."
„Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich."
„Belege je Mandant erfassen und melden, was für die UVA noch fehlt."
„Zeig mir jede Woche die Buchungen pro Mitarbeiter."
In vier Schritten startklar
Kurz vorstellen
Firmenname, Branche, auf Wunsch Ihre Website. Den Rest liest sich kiato selbst zusammen.
Aufgaben beschreiben
In eigenen Worten oder per Beispiel. Rückfragen klären den Rest, Ihre Listen werden gleich verbunden.
Einmal durchspielen
Ein Testlauf mit einer Beispiel-Mail zeigt, was kiato tun würde — bevor irgendetwas echt passiert.
Postfach verbinden
Microsoft 365 oder IMAP. Senden und Weiterleiten geben Sie frei, bis Sie mehr erlauben.
Preise
Monatsplan monatlich kündbar · Jahresplan: 539 € pro Jahr zzgl. USt. (12 Monate zum Preis von 11)
Einführungspreis, solange die Aktion läuft. Danach gelten die dann aktuellen Preise – wir sagen es Ihnen rechtzeitig vorher. Im Jahresplan bleibt der Preis für die bezahlten 12 Monate fest.
Eine Mail zählt als verarbeitet, sobald kiato einen Ablauf darauf ausführt. Zusätzlich gilt ein Tageslimit (Fair Use): Ist es erreicht, pausieren Verarbeitung und KI-Funktionen bis zum nächsten Tag; neue Mails gehen nicht verloren.
Für größere Organisationen mit besonderen Anforderungen — wir finden gemeinsam die passende Lösung.
Gespräch anfragenIhre Post bleibt Ihre Post.
Hosting in der EU
Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in der EU, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Kein Training mit Ihren Daten
Ihre Mails und Belege verlassen Ihren Mandanten nicht und fließen in kein allgemeines Modell.
Rechte fein einstellbar
Wer ein Postfach sieht und in Bereichen wie Anfragen oder Rechnungen ansehen, bearbeiten und freigeben darf, legen Sie je Person oder Gruppe fest.
Vollständiges Protokoll
Jede Aktion mit Zeitstempel, Auslöser und Begründung — einsehbar und nachvollziehbar.
Mehr über kiato
KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt, wie viel es selbst entscheidet und was es nicht tut.
Zum KI-E-Mail-Assistenten →Outlook & Microsoft 365
Wie kiato mit Ihrem Outlook-Postfach und Kalender arbeitet, ohne neues E-Mail-System.
Zu Outlook und Microsoft 365 →E-Mail-Automatisierung
Was sich bei E-Mails automatisieren lässt, wann Regeln genügen und was KI zusätzlich kann.
Funktionen
Rechnungen erfassen, Anfragen beantworten, Abläufe in eigenen Worten bauen.
Aus Österreich, sicher
Wer hinter kiato steht, wo die Daten liegen und wie Rechte, Freigaben und Protokoll funktionieren.
Häufige Fragen
Was ist kiato?
kiato ist ein KI-Assistent für das E-Mail-Postfach kleiner Betriebe (5–50 Mitarbeitende): Er liest den Posteingang mit, erkennt Rechnungen, entwirft Antworten auf Anfragen und legt Belege ab. Jede Aktion durchläuft eine Freigabe, bis der Betrieb sie ausdrücklich automatisiert. kiato wird in Österreich entwickelt und in der EU betrieben.
Wie unterscheidet sich kiato von einem Chatbot?
kiato beantwortet nicht Fragen über Ihre Arbeit, es erledigt sie: liest das Postfach mit, erkennt Rechnungen, schreibt Antworten vor und legt ab — auch nachts und auch, wenn Ihr Rechner aus ist.
Schickt kiato Mails ohne mein Zutun?
Nein — nicht, solange Sie es nicht ausdrücklich für eine bestimmte Aufgabe erlauben. Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch, und in den ersten sieben Tagen läuft grundsätzlich nichts Unumkehrbares automatisch.
Was, wenn ein Betrag falsch erkannt wird?
Bei niedriger Erkennungs-Sicherheit landet der Vorgang in der Prüfung, mit dem Beleg direkt neben dem Feld. Liest kiato bei einem Lieferanten etwas immer wieder falsch, sagen Sie es kiato einmal – das wird ab dann beachtet, sichtbar im Ablauf.
Brauche ich neue Software im Betrieb?
Nein. kiato läuft im Browser und arbeitet in Ihrem bestehenden Postfach — Microsoft 365 oder IMAP.
Welche KI kann Outlook-E-Mails beantworten?
kiato kann Outlook-E-Mails beantworten: Es liest Ihr Microsoft-365-Postfach mit, entwirft Antworten im Ton Ihres Hauses und sendet sie nach Ihrer Freigabe oder automatisch, wenn Sie das für eine Aufgabe erlauben.
Kann ich mein bestehendes Outlook-Postfach weiterverwenden?
Ja. Sie verbinden Ihr Microsoft-365-Postfach mit kiato und arbeiten in Outlook wie bisher. Gesendet wird aus Ihrem Postfach, im Verlauf der Anfrage.
Kann ich festlegen, welche Aktionen kiato selbstständig durchführen darf?
Ja. Die Autonomiestufe stellen Sie je Aktion ein: vorschlagen, mit Grenzen oder automatisch, auch mit Bedingungen wie Betrag, Absender oder Vorgangsart. Was sich bewährt, stufen Sie hoch, und Sie können es jederzeit wieder herunterstufen.
Was sagt mein Steuerberater dazu?
Belege kommen sortiert, vollständig und mit lückenlosem Protokoll — als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel, auf Klick direkt an die Kanzlei. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Verbinden Sie ein Postfach.
Der Rest ist schnell erledigt.
14 Tage kostenlos.