Funktionen: Was kiato in Ihrem Postfach übernimmt
Rechnungen erfassen, Kundenanfragen beantworten, Termine prüfen und eigene Abläufe bauen. Jede Aktion läuft durch die Autonomiestufe, die Sie festlegen.
kiato übernimmt drei Bereiche: Rechnungen erfassen und ablegen, Kundenanfragen beantworten (mit Terminprüfung) und Abläufe, die Sie in eigenen Worten beschreiben. Alles läuft mit Freigabe, bis Sie mehr erlauben.
Drei Bereiche
Rechnungen
kiato erkennt Rechnungen als PDF, als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder als Betrag im Mailtext, erfasst Lieferant, Nummer, Datum, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg in der Rechnungsliste ab. Unsicheres kommt in die Prüfung, der Export läuft als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel. Wie das zum Quartalsende abläuft, steht im Ratgeber Rechnungen an die Steuerberatung.
Anfragen
kiato schreibt Antworten auf Kundenanfragen vor, im Ton Ihres Hauses und mit Daten aus Ihrer Wissensbasis und Ihren Listen. Bei Terminwünschen prüft kiato Kalender, Räume, Geräte oder Fahrzeuge und schlägt nur freie Zeiten vor.
Abläufe
Sie beschreiben einen Ablauf in ein, zwei Sätzen, kiato baut Auslöser, Schritte und Regeln, fragt nach, wo etwas fehlt, und startet erst nach Ihrem Test. Abläufe können auch zeitgesteuert laufen.
Für alles gilt
- Autonomiestufen je Aktion: vorschlagen, mit Grenzen oder automatisch. Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch.
- Listen und Berichte: kiato führt Ihre Listen mit und baut Auswertungen daraus, als Excel oder PDF.
- Korrekturen merken: Ändern Sie etwas, schlägt kiato vor, es sich zu merken. Sie entscheiden, und es steht sichtbar im Ablauf.
- Rückfragen statt Raten: Bei unklarem Betrag, unbekanntem Absender oder zwei möglichen Aufträgen fragt kiato, statt falsch zu buchen.
- Protokoll: Jede Aktion steht im Protokoll.
Häufige Fragen zu den Funktionen
Welche Funktionen hat kiato?
kiato übernimmt drei Bereiche: Rechnungen erkennen, erfassen und ablegen, Kundenanfragen beantworten (einschließlich Terminprüfung gegen Kalender und Verfügbarkeiten) und Abläufe, die Sie in eigenen Worten beschreiben. Dazu kommen Listen und Berichte, Rückfragen statt Raten und ein Protokoll aller Aktionen.
Muss ich alle Funktionen gleichzeitig nutzen?
Nein. Jede Fähigkeit lässt sich einzeln aktivieren. Viele Betriebe beginnen mit einer Aufgabe, etwa dem Rechnungseingang, und erweitern später.
Kann kiato auch Berichte erstellen?
Ja. kiato führt Ihre Listen mit und baut Auswertungen daraus, die Sie in einem Satz beschreiben, als Excel oder PDF und auf Wunsch per Mail, zum Beispiel jede Woche die Buchungen pro Mitarbeiter.
Wo finde ich Beispiele für meine Branche?
Auf den Branchenseiten steht, wie typische Abläufe aussehen, etwa für Steuerberater, Kanzleien, Ordinationen, Hotels, Werkstätten, Handwerker, Hausverwaltungen, Fahrschulen und den Fuhrpark.
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Welche Aufgabe soll kiato zuerst übernehmen?
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