Der Rechnungseingang, der sich selbst sortiert
Rechnungen kommen als PDF, als E-Rechnung, manchmal nur als Betrag im Mailtext — und verteilen sich über zwei Sammelpostfächer. kiato erkennt sie alle, erfasst die Daten und legt ab. Sie prüfen nur noch, was eine Entscheidung braucht.
So arbeitet kiato beim Rechnungseingang
Erkennen, egal in welchem Format
PDF-Anhang, ZUGFeRD, XRechnung, Foto oder Fließtext: kiato liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Währung heraus — unsichere Angaben werden markiert.
Prüfen statt blind buchen
Weicht ein Betrag ab oder ist die Erkennung unsicher, wandert die Rechnung in die Prüfung — mit dem Original-Beleg direkt neben den Feldern. Ist bei einem Lieferanten etwas anders, sagen Sie es kiato einmal – das wird ab dann beachtet, sichtbar im Ablauf.
Ablegen & weitergeben
Sortiert in Ihre Ordnerstruktur und gebündelt für Steuerberater oder Buchhaltung: als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel, auf Klick direkt verschickt. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Ratgeber: zum Quartalsende an die Steuerberatung →„Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich." — Mehr Konfiguration braucht der Rechnungs-Ablauf nicht.
Sie beschreiben die Regel in normalen Worten, kiato baut daraus den Ablauf und fragt nach, wo eine Regel fehlt. Erkannte Rechnungen trägt kiato selbst in die Rechnungsliste ein; ist es sich unsicher oder könnte eine Rechnung doppelt sein, legt es sie Ihnen zur Freigabe vor. Schritte wie das Verschieben in Ordner starten auf „vorschlagen": kiato zeigt, was es tun würde, Sie geben frei. Erst wenn eine Aufgabe wochenlang unverändert durchgeht, schlägt kiato vor, sie zu automatisieren — innerhalb der Grenzen, die Sie setzen.
Export an die Steuerberatung
Zum Monats- oder Quartalsende bündelt kiato die erfassten Rechnungen für Ihre Steuerberatung. Sie wählen den Inhalt:
| Option | Inhalt | passt für |
|---|---|---|
| Excel + Belege | ZIP mit Tabelle und allen PDFs | Standard für die meisten Kanzleien |
| Nur Belege | ZIP der PDFs, einheitlich benannt | Upload ins Kanzlei-Portal |
| Nur Excel | Tabelle und Zusammenfassung | Überblick, Abstimmung |
| DATEV | DATEV-Buchungsstapel, mit Ihren hinterlegten Konten | Kanzleien mit DATEV |
| CSV | CSV für andere Buchhaltungsprogramme | Import in andere Programme |
- Auswahl: die angezeigte Liste, etwa ein Quartal wie „Q3 2026“, eine eigene Auswahl oder alle Rechnungen.
- Ziel: Herunterladen, z. B. für das Kanzlei-Portal, oder „An Steuerberater senden“, an die hinterlegte Adresse der Steuerberatung oder eine, die Sie beim Export eingeben.
- Übermittelt: Beim Export markieren Sie die Rechnungen als „übermittelt“. So sehen Sie im nächsten Quartal, was schon bei der Steuerberatung ist.
KI in der Buchhaltung heißt bei kiato, auch in Österreich: erkennen, auslesen, ablegen und übergeben. Buchen und Kontieren bleiben bei Ihnen bzw. Ihrer Steuerberatung. Den ganzen Ablauf beschreibt der Ratgeber Rechnungen aus dem Postfach zum Quartalsende an die Steuerberatung.
Häufige Fragen zum Rechnungseingang
Welche Rechnungsformate erkennt kiato?
PDF-Anhänge, elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung, Fotos oder Bilder einer Rechnung sowie Beträge, die nur im Mailtext stehen. Erfasst werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und Währung — unsichere Angaben markiert kiato zur Prüfung.
Was passiert, wenn kiato sich nicht sicher ist?
Bei niedriger Erkennungs-Sicherheit landet die Rechnung in der Prüfung: Sie sehen den Beleg direkt neben den erfassten Feldern und korrigieren mit einem Klick. Liest kiato bei einem Lieferanten etwas immer wieder falsch, sagen Sie es kiato einmal – das wird ab dann beachtet, sichtbar im Ablauf.
Ersetzt kiato meine Buchhaltungssoftware?
Nein. kiato sitzt davor: Es holt Rechnungen aus dem Postfach, prüft und sortiert sie und übergibt saubere, vollständige Belege — als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel, auf Klick direkt an Steuerberater oder Buchhaltung. Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Wie behalte ich Fälligkeiten im Blick?
Die Fälligkeit wird bei jeder Rechnung erfasst und steht in der Rechnungsliste. kiato legt die Aufgabe „Rechnung zahlen“ an – zu erledigen ein paar Tage vor der Fälligkeit. Sie sehen sie unter „Aufgaben“ und in der Woche, in der sie ansteht, in der Übersicht bei „Diese Woche zu erledigen“. Wie viele Tage vorher, stellen Sie selbst ein. Markieren Sie die Rechnung als bezahlt, ist die Aufgabe erledigt. Steht auf der Rechnung statt eines Datums ein Zahlungsziel wie „zahlbar in 14 Tagen“, rechnet kiato das Fälligkeitsdatum aus.
Teil von kiato
KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
Mehr erfahren →Der nächste Rechnungsstapel
sortiert sich von selbst.
14 Tage kostenlos.