Abläufe in Ihren Worten
Sie sagen kiato in ein, zwei Sätzen, was passieren soll — so, wie Sie es einer neuen Kollegin erklären würden. kiato baut daraus den Ablauf, fragt nach, wo etwas fehlt, und Sie prüfen ihn, bevor er scharf geht.
So entsteht ein Ablauf mit kiato
Sagen, was passieren soll
Ein, zwei Sätze genügen: wann der Ablauf startet, was zu tun ist und worauf zu achten ist. Fachbegriffe, Formulare oder Programmieren braucht es nicht.
kiato baut den Ablauf
Aus Ihrem Satz werden Auslöser, Schritte und „Darauf achte ich". Fehlt eine Regel oder ist etwas unklar, fragt kiato nach, statt zu raten.
Testen, aktivieren, anpassen
Ein Testlauf mit einer Beispiel-Mail zeigt, was kiato tun würde. Danach schalten Sie scharf und ändern jederzeit in Worten. Korrigieren Sie etwas, schlägt kiato vor, es sich zu merken.
„Beantworte Kundenanfragen freundlich und per Sie. Termine nur Di–Do vormittags anbieten." — Aus diesem Satz wird ein Ablauf.
kiato erkennt den Auslöser (eine neue Kundenanfrage), die Schritte (verstehen, Antwort schreiben, zur Freigabe vorlegen) und Ihre Regeln (per Sie, Termine nur Di–Do vormittags). Antworten gehen zuerst zur Freigabe: Sie sehen jede, bevor sie rausgeht. Läuft ein Ablauf wochenlang ohne Änderungen durch, können Sie einzelne Schritte hochstufen — innerhalb der Grenzen, die Sie setzen.
- „Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich."
- „Terminanfragen mit dem Werkstattkalender abgleichen und zwei freie Zeiten vorschlagen."
- „Wenn eine Bewerbung reinkommt, Eingangsbestätigung schicken, Lebenslauf ablegen und Herrn Krause Bescheid geben."
- „Anfragen für mehr als 6 Personen immer an mich, Standardanfragen mit Preis beantworten."
- „Jeden Montag um 8 Uhr den Wochenbericht als PDF an mich schicken."
Häufige Fragen zu Abläufen
Brauche ich dafür technisches Wissen?
Nein. Sie schreiben normale Sätze, so wie Sie einer neuen Kollegin eine Aufgabe erklären. kiato zeigt den gebauten Ablauf in Klartext — Auslöser, Schritte, Regeln —, ohne Formulare und ohne Programmierung.
Was passiert, wenn mein Satz unklar ist?
Dann fragt kiato nach, im Chat direkt neben dem Ablauf — etwa für welches Postfach er gilt oder ab welchem Betrag Sie selbst prüfen möchten. Scharf geschaltet wird erst, wenn Sie ihn aktivieren.
Kann ein Ablauf auch zeitgesteuert laufen?
Ja. Aus „Jeden Montag um 8 Uhr den Wochenbericht als PDF an mich" wird ein Ablauf mit Zeitplan: kiato erstellt den Bericht aus Ihren Listen und schickt ihn zur vereinbarten Zeit.
Was darf ein Ablauf automatisch tun?
Unumkehrbares wie das Senden einer Mail ist nie automatisch voreingestellt, und in den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch. Einzelne Schritte stufen Sie hoch, wenn sie sich bewährt haben — und jede Aktion steht im Protokoll.
Kann ich einen Ablauf später ändern?
Ja, ebenfalls in Worten: „Ab sofort auch samstags Termine anbieten." kiato passt den Ablauf an und zeigt Ihnen vorher, was sich ändert. Pausieren oder löschen geht mit einem Klick.
Teil von kiato
KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
Mehr erfahren →Ihr erster Ablauf
ist ein Satz entfernt.
14 Tage kostenlos.