KI-E-Mail-Assistent, der Ihr Postfach wirklich bearbeitet
kiato versteht eingehende E-Mails, entwirft oder sendet Antworten, koordiniert Termine, erkennt Rechnungen und führt wiederkehrende Abläufe aus, nach Regeln, die Sie festlegen.
kiato ist ein KI-E-Mail-Assistent für Unternehmen, der definierte E-Mail- und Büroabläufe übernimmt. Es arbeitet in Ihrem bestehenden Postfach und fragt zurück, wenn etwas unklar ist.
Was ein KI-E-Mail-Assistent ist, und was nicht
Unter „KI für E-Mail“ laufen sehr unterschiedliche Werkzeuge. Für die Auswahl hilft eine einfache Unterscheidung nach dem, was sie mit einer E-Mail tun:
| Art | Was sie tut | Typische Grenze |
|---|---|---|
| Schreibhilfe | Formuliert, kürzt oder übersetzt Text auf Zuruf. | Der Mensch löst jeden Schritt aus. |
| Regelwerk | Sortiert oder leitet nach festen Wenn-dann-Regeln. | Versteht den Inhalt nicht, nur Absender und Stichworte. |
| KI-E-Mail-Assistent mit Ausführung | Versteht den Inhalt, wählt den passenden Ablauf und erledigt die Aufgabe. | Braucht klare Regeln und Freigaben, damit nichts Ungewolltes passiert. |
kiato gehört zur dritten Art. Deshalb stehen Autonomiestufen, Freigaben und das Protokoll im Zentrum. Welche Art zu welchem Anwendungsfall passt, zeigt der Vergleich.
Was kiato in Ihrem Postfach übernimmt
E-Mails erkennen und einordnen
kiato liest neue E-Mails mit und ordnet sie zu: Kundenanfrage, Rechnung, Terminwunsch oder etwas anderes. Ist die Zuordnung unsicher, kommt eine Rückfrage statt einer Vermutung.
Antworten schreiben
kiato entwirft Antworten im Ton Ihres Hauses, auf Wunsch aus Ihren gesendeten Mails gelernt, und stützt sich auf Ihre Wissensbasis und Listen. Fehlt eine Angabe, erfindet kiato nichts, sondern markiert die Stelle im Entwurf. Sie geben frei, ändern selbst oder lassen kiato den Entwurf per Satz anpassen. Mehr zu Kundenanfragen
Automatische Antworten
Aufgaben, die sich bewährt haben, kann kiato selbst beantworten, mit Grenzen wie Vorgangsart oder Absender. Bei Unsicherheit fragt kiato zurück, und eine automatische Antwort geht erst nach einer kurzen Wartezeit hinaus, in der Sie sie noch stoppen können. Das ist immer eine bewusste Entscheidung je Aufgabe, nie die Voreinstellung.
Termine aus E-Mails
kiato erkennt Terminwünsche, prüft Ihren Microsoft-365- oder Google-Kalender und, wenn Ihr Betrieb sie verwaltet, Räume, Geräte oder Fahrzeuge. Es schlägt freie Zeiten vor und trägt bei Zusage den Termin ein. Absagen und Verschiebungen werden mitgedacht.
Rechnungen
kiato erkennt Rechnungen als PDF, als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung) oder als Betrag im Mailtext, erfasst die Daten und legt den Beleg ab. Mehr zum Rechnungseingang
Wiederkehrende Abläufe
Aus einem Satz wie „Jeden Montag den Wochenbericht als PDF an mich“ baut kiato einen Ablauf, auch zeitgesteuert. Nachfass-Abläufe, etwa bei Angeboten ohne Antwort, arbeiten mit Ihren Listen. Mehr zu Abläufen
Wie viel darf kiato selbst entscheiden?
Sie legen je Aktion fest, wie selbstständig kiato arbeitet. Es gibt drei Stufen, und Sie können jederzeit wechseln:
| Stufe | Was passiert |
|---|---|
| Vorschlagen | kiato bereitet vor, Sie geben jede Aktion einzeln frei. |
| Mit Grenzen | Automatisch bis zu einer Grenze, die Sie setzen, etwa Betrag, Absender oder Vorgangsart. Darüber fragt kiato. |
| Automatisch | Läuft ohne Sie und meldet sich im Protokoll. Jederzeit wieder herunterstufbar. |
- Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch.
- In den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch (Beobachtungsmodus).
- Freigegebene Antworten gehen mit einer Rückholfrist hinaus (Standard 60 Sekunden).
- Bei niedriger Erkennungs-Sicherheit fragt kiato zurück, statt zu raten.
- Jede Aktion steht im Protokoll.
Welche Stufe für welche Mail passt, zeigt der Ratgeber Vollautomatisch oder mit Freigabe? mit einer Entscheidungstabelle für typische Mail-Arten.
Sendet kiato automatisch, muss für den Empfänger erkennbar sein, dass eine KI schreibt. Mehr dazu im Ratgeber Müssen KI-E-Mails gekennzeichnet werden?
Regeln in normalen Worten
Sie beschreiben einen Ablauf so, wie Sie ihn einer neuen Kollegin erklären würden, kiato baut daraus Auslöser, Schritte und Bedingungen, fragt nach, wo etwas fehlt, und startet erst nach Ihrem Test. Zwei Beispiele:
- „Rechnungen unter 200 € direkt ablegen, alles darüber an mich.“
- „Terminanfragen mit dem Werkstattkalender abgleichen und zwei freie Zeiten vorschlagen.“
So entsteht ein Ablauf mit kiato · Was sich automatisieren lässt
Ihr bestehendes Postfach bleibt
kiato ersetzt Ihr E-Mail-System nicht, es arbeitet darin. Gesendet wird aus Ihrem Postfach, im Verlauf der Anfrage.
- Microsoft 365 und Outlook: Mail und Kalender.
- Google Kalender für Termine.
- IMAP-Postfächer, etwa bei IONOS, Strato oder GMX, und Gmail über IMAP mit App-Passwort. Zum Senden hinterlegen Sie den SMTP-Zugang.
Datenschutz und Datenort
Verarbeitung und Speicherung in der EU, mit AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Ihre Mails und Belege fließen nicht in das Training allgemeiner KI-Modelle. Wer welches Postfach sehen, bearbeiten und freigeben darf, legen Sie je Person oder Gruppe fest.
Sicherheit und Datenschutz im Detail · KI-Assistent aus Österreich
Was kiato nicht tut
- kiato gibt keine Rechts-, Steuer- oder medizinische Beratung. Fachliche Aussagen bleiben bei Ihnen.
- kiato erfindet keine Fakten. Fehlt eine Angabe, wird die Stelle im Entwurf zur Prüfung markiert.
- kiato ersetzt kein Ticket- oder CRM-System.
- Eine direkte Gmail-Schnittstelle gibt es nicht, Gmail läuft über IMAP.
- Eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung; heute gibt es den Export als DATEV-Buchungsstapel.
Häufige Fragen zum KI-E-Mail-Assistenten
Was ist ein KI-E-Mail-Assistent?
Ein KI-E-Mail-Assistent ist Software, die eingehende E-Mails liest, das Anliegen versteht und Aufgaben daran erledigt, etwa Antworten entwerfen, Termine koordinieren oder Rechnungen ablegen. Einfache Schreibhilfen formulieren nur Text auf Zuruf. kiato geht weiter: Es führt definierte Abläufe aus, mit Autonomiestufen, Freigaben und Protokoll.
Kann KI E-Mails automatisch beantworten?
Ja. kiato kann Antworten selbst senden, sobald Sie das für eine Aufgabe erlauben, mit Grenzen wie Vorgangsart oder Absender. Ist kiato unsicher, fragt es zurück, und automatische Antworten gehen erst nach einer kurzen Wartezeit hinaus, in der Sie sie noch stoppen können. Standardmäßig sendet kiato nichts ohne Ihre Freigabe, und in den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch. Freigegebene Antworten gehen mit einer kurzen Rückholfrist hinaus (Standard 60 Sekunden).
Kann KI Termine aus E-Mails erkennen?
Ja. kiato erkennt Terminwünsche in E-Mails, prüft Ihren Microsoft-365- oder Google-Kalender, bei Bedarf auch Räume, Geräte oder Plätze, schlägt freie Zeiten vor und trägt bei Zusage den Termin ein. Absagen und Verschiebungen werden mitgedacht, wenn Sie das im Ablauf erlauben.
Kann KI Rechnungen aus E-Mails verarbeiten?
Ja. kiato erkennt Rechnungen im Postfach (PDF, ZUGFeRD, XRechnung), liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg in der Rechnungsliste ab. Unsicheres landet in der Prüfung. Der Export ist als Excel mit Belegen oder als DATEV-Buchungsstapel möglich; eine direkte DATEV-Schnittstelle ist in Vorbereitung.
Brauche ich ein neues E-Mail-System?
Nein. kiato arbeitet in Ihrem bestehenden Postfach: Microsoft 365 und Outlook oder IMAP-Postfächer. Ihre Mitarbeitenden schreiben und lesen weiter wie bisher, kiato wird im Browser bedient.
Kann kiato automatisch handeln?
Ja, aber nur so weit Sie es erlauben. Jede Aktion hat ihre eigene Stufe: vorschlagen, automatisch mit Grenzen oder vollständig automatisch. Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch, und jede Aktion steht im Protokoll.
Kann ich festlegen, welche Aktionen kiato selbstständig durchführen darf?
Ja. Die Autonomiestufe stellen Sie je Aktion ein, auch mit Bedingungen wie Betrag, Absender oder Vorgangsart. Was sich bewährt hat, stufen Sie hoch, und Sie können es jederzeit wieder herunterstufen.
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Sie geben frei, bis Sie mehr erlauben.
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