Müssen KI-E-Mails laut AI Act gekennzeichnet werden?

Verbindlich ist der Text des AI Act, also der Verordnung (EU) 2024/1689. Die EU-Kommission hat dazu Leitlinien zu Art. 50 veröffentlicht. Diese Leitlinien sind unverbindlich, verbindlich auslegen kann den AI Act nur der Gerichtshof der EU (EuGH). Wo wir uns im Folgenden auf die Leitlinien stützen, nennen wir die Randnummer (Rn.).

Kein sichtbarer Hinweis nötig. Entwirft die KI eine Antwort und prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sie inhaltlich, bevor sie oder er sie selbst absendet, verlangt Art. 50 AI Act keinen sichtbaren KI-Hinweis in der Mail. Die KI tritt dann nicht selbst mit dem Empfänger in Kontakt (Leitlinien Rn. 30 iii), und eine Mail an einzelne Personen ist keine „Veröffentlichung“ (Rn. 131). Die Prüfung muss echt sein: Die bloße Möglichkeit einzugreifen genügt nicht. Unabhängig davon muss der Anbieter der Software die KI-Ausgaben technisch (maschinenlesbar) markieren. Das ist nicht Ihre Aufgabe als Betrieb.

Was als Prüfung zählt

• Ein Klick auf „Freigeben“ zählt nur, wenn der Text vorher wirklich gelesen wurde, insbesondere Preise, Termine und Zusagen. Die Leitlinien verlangen, dass die Mail tatsächlich von Menschen geprüft und versendet wird (Rn. 30 iii).
• Keine menschliche Prüfung ist eine Freigabe, die das System nach einer Regel automatisch erteilt. Dann versendet die KI.
• Auch eine Rückholfrist ist keine Prüfung. Sie gibt nur Zeit, den Versand noch zu stoppen.

Dann braucht es einen Hinweis. Laut den (unverbindlichen) Leitlinien der EU-Kommission sind KI-Agenten, die Korrespondenz führen, von Abs. 1 erfasst. Sie legen offen, dass sie KI sind und in wessen Auftrag sie handeln (Rn. 31). Als Beispiel nennen die Leitlinien eine KI-Mail mit einem KI-Hinweis oben (Rn. 36).

Das gilt auch, wenn die KI nur innerhalb von Grenzen automatisch sendet. Erkennungs-Sicherheit, Vorgangsart und eine Wartezeit vor dem Versand sind Einstellungen des Systems, keine Prüfung durch einen Menschen. Welche Mail-Arten sich überhaupt für den automatischen Versand eignen, zeigt der Ratgeber Vollautomatisch oder mit Freigabe?

Der Hinweis entfällt nur, wenn für den Empfänger praktisch kein Zweifel besteht, dass er mit einer KI kommuniziert. Die EU-Kommission legt das eng aus (Leitlinien Rn. 45). Schreibt die KI im Stil Ihres Hauses und mit Ihrer Signatur, ist das aus unserer Sicht gerade nicht offensichtlich. Das ist unsere Schlussfolgerung, nicht der Wortlaut der Leitlinien.

Keine Pflicht nach Art. 50 lösen klassische Abwesenheitsnotizen und regelbasierte Antworten ohne KI aus (Rn. 30 i).

Wer verantwortlich ist

Den Hinweis bei automatischen Antworten muss nach dem AI Act der Anbieter der Software technisch sicherstellen. Als Betrieb entscheiden Sie aber, welche Antworten automatisch hinausgehen und wie sie unterschrieben sind. Geben Sie eine KI-Antwort nicht als persönliche Antwort einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus: Das kann unabhängig vom AI Act irreführend sein, etwa nach dem Wettbewerbsrecht (UWG). Und was die KI automatisch zusagt, gilt in der Regel als Zusage Ihres Betriebs.

Eigene Risiken Ihres Betriebs (außerhalb des AI Act)

• Wettbewerbsrecht: Eine KI-Antwort als persönliche Antwort eines Menschen auszugeben (etwa „Ihre Maria“), kann irreführend sein (§ 2 UWG), zum Beispiel bei Angeboten oder Reklamationen. Das ist eine Frage des Einzelfalls.
• Datenschutz: Die Informationspflichten der DSGVO gelten neben Art. 50. Bei Antworten, die rechtlich oder ähnlich erheblich wirken, etwa die automatische Ablehnung einer Reklamation, kann außerdem Art. 22 DSGVO eine Rolle spielen.
• Zusagen: Preise, Termine und Kulanz, die die KI automatisch zusagt, werden Ihrem Betrieb in der Regel zugerechnet.

Und Newsletter, Blog oder Website-Texte?

Werbung und Produkttexte fallen nach den Leitlinien der EU-Kommission in der Regel nicht unter die Offenlegungspflicht für KI-Texte (Rn. 131). Anders kann es bei veröffentlichten Beiträgen sein, die über Themen von öffentlichem Interesse informieren, etwa Gesundheit, Verbrauchersicherheit, Umwelt oder wirtschaftliche Entwicklungen. Dann brauchen Sie entweder einen KI-Hinweis oder eine echte inhaltliche Prüfung durch einen Menschen und eine benannte redaktionelle Verantwortung.

Das gilt auch für Fachbeiträge und Ratgeber wie diesen. Werbetexte mit Aussagen zu Gesundheit, Sicherheit oder Nachhaltigkeit fallen nicht unter die Ausnahme für Werbung.

Art. 50 gilt seit 2. August 2026 (Art. 113). Der „Digital Omnibus“ zur KI (Verordnung (EU) 2026/1744) hat daran für den Hinweis bei automatischen Antworten nichts geändert. Er sieht nur eine Übergangsfrist bis 2. Dezember 2026 für Anbieter von Systemen vor, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, und zwar nur für Abs. 2 (maschinenlesbare Markierung). Diese Frist betrifft den Software-Anbieter, nicht Ihren Betrieb. Neu auf den Markt gebrachte Systeme müssen sofort markieren.

Der Wortlaut des neuen Art. 111 Abs. 4:

„Anbieter von KI-Systemen, einschließlich KI-Systemen mit allgemeinem Verwendungszweck, die synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte erzeugen, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, treffen die erforderlichen Maßnahmen, um Artikel 50 Absatz 2 bis zum 2. Dezember 2026 nachzukommen.“

Die Termine für Hochrisiko-KI-Systeme (2. Dezember 2027 und 2. August 2028) betreffen KI-E-Mails nicht. Eine Rückwirkung für Inhalte, die vor dem 2. August 2026 entstanden sind, gibt es nicht (Leitlinien Rn. 154). Texte nach Abs. 4, die vorher erzeugt, aber danach veröffentlicht werden, sind trotzdem zu kennzeichnen.

Der AI Act erlaubt bei Verstößen gegen die Transparenzpflichten Geldbußen von bis zu 15 Mio. Euro oder bis zu 3 % des weltweiten Vorjahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Für KMU und Start-ups gilt jeweils der niedrigere Betrag (Art. 99 Abs. 4 lit. g und Abs. 6).

Die konkreten Strafbestimmungen und die zuständige Behörde muss jeder Mitgliedstaat selbst festlegen. Ein österreichisches Durchführungsgesetz ist mit Stand 10. Oktober 2026 noch nicht beschlossen. Die Pflichten gelten trotzdem bereits.

Abs. 2 verlangt, dass KI-Ausgaben maschinenlesbar als KI-erzeugt erkennbar sind. Diese Pflicht trifft den Anbieter des KI-Systems, auch bei Entwürfen, die ein Mensch geprüft hat. Ausgenommen ist nur die Standardbearbeitung, also Rechtschreibung, Grammatik und leichte Stilglättung, oder eine nicht wesentliche Veränderung (Leitlinien Rn. 90–92). Ein ganzer Antwortentwurf fällt nicht darunter.

Der Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte vom 10. Juni 2026 betrifft Abs. 2, 4 und 5, nicht aber den Hinweis nach Abs. 1. Unser Tipp: Fragen Sie Ihren Anbieter, wie er Abs. 2 umsetzt.

• Bei automatischem Versand steht der Hinweis in jeder Mail, als erste Zeile vor der Anrede. Mails werden weitergeleitet und erreichen so neue Empfänger.
• Der Hinweis ist normaler Text, auch im Nur-Text-Teil der Mail, nicht nur ein Bild oder Symbol.
• Die Signatur trägt keinen Personennamen, etwa „Ihr KI-Assistent der [Firma]“ oder als Absender „[Firma] (KI-Assistent)“.
• Im Betreff ist der Hinweis nicht nötig.

Mustertext für automatische Antworten

KI-Hinweis: Diese Antwort hat ein KI-System im Auftrag der [Firma] verfasst und automatisch versendet. Wenn Sie lieber mit einem Menschen sprechen möchten, antworten Sie einfach auf diese Mail.

Freiwillig bei geprüften Antworten

Nur, wenn es tatsächlich so ist; eine unwahre Prüfaussage wäre selbst irreführend:

Diese Antwort wurde mit KI-Unterstützung entworfen und von [Vorname Nachname] inhaltlich geprüft und versendet.

Wo der Hinweis stehen sollte

Am Anfang der Mail, als normaler Text, gut sichtbar. Ein Hinweis nur in AGB, Impressum oder Datenschutzerklärung reicht nicht (Leitlinien Rn. 38). Ein Satz vor der Signatur wird leicht übersehen; die Kommission nennt als Beispiel ausdrücklich einen KI-Hinweis oben in der Mail (Rn. 36).

KI-Kompetenz (Art. 4)

Wer KI-Systeme einsetzt, muss außerdem Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu fördern, die damit arbeiten (Art. 4 in der Fassung des Digital Omnibus).

Kanzleien, Steuerberatung, Arztpraxen

Für Kanzleien, Steuerberatung und Arztpraxen gelten zusätzlich die beruflichen Verschwiegenheitspflichten. Sie müssen vor allem prüfen, ob und welche Mandanten- oder Patientendaten in ein KI-System gelangen dürfen, und bleiben für jede Antwort selbst verantwortlich. Der Österreichische Rechtsanwaltskammertag hat dazu einen eigenen Leitfaden mit Checkliste für KI-Anbieter veröffentlicht. Was Kanzleien vom Anbieter verlangen sollten, steht im Ratgeber KI im Kanzlei-Postfach.

• Standard ist: Senden nur nach Ihrer Freigabe. Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch.
• Die Autonomiestufe legen Sie je Aktion fest: vorschlagen, automatisch mit Grenzen oder vollständig automatisch.
• In den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch (Beobachtungsmodus).
• Geht eine Antwort oder eine Mail aus einem Ablauf ohne Ihre Freigabe automatisch hinaus, setzt kiato oben einen festen KI-Hinweis als normalen Text, auch im Nur-Text-Teil, bei Antworten: „KI-Hinweis: Diese Antwort hat ein KI-System verfasst und automatisch versendet.“ Dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten. Er nennt keinen Firmennamen; Ihr Betrieb steht als Absender der Mail.
• Bei Antworten, die Sie vor dem Versand geprüft und freigegeben haben, ist der Hinweis freiwillig. Ob er erscheint und mit welchem Wortlaut, stellen Sie im Firmenprofil ein.
• Freigegebene Antworten gehen mit einer Rückholfrist hinaus (Standard 60 Sekunden). Das ist eine Komfortfunktion, keine Prüfung im Sinne des AI Act.
• Jede Aktion steht im Protokoll, mit Zeitpunkt, Auslöser und Begründung. Das hilft bei der Nachvollziehbarkeit.

Mehr dazu: Anfragen beantworten mit Freigabe, die Autonomiestufen im Überblick, Abläufe in eigenen Worten, alle Funktionen und Preise.

Abgerufen am 10. Oktober 2026.

1. Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Art. 4, 50, 99, 111 und 113, EUR-Lex
2. Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), ABl. L vom 24.7.2026, EUR-Lex
3. EU-Kommission, Leitlinien zu Art. 50 AI Act, C(2026) 5054 final, 20.7.2026 (unverbindlich), Rn. 10/11, 30, 31, 36, 38, 45, 90–92, 131, 152–154
4. Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte, 10.6.2026 (betrifft Abs. 2, 4 und 5)
5. RTR, KI-Servicestelle: Transparenzpflichten und Zeitplan
6. Anfragebeantwortung 5056/AB vom 2.6.2026 (Stand des Durchführungsgesetzes)
7. RIS: § 2 UWG, § 9 RAO, § 80 WTBG 2017, § 54 ÄrzteG, § 121 StGB
8. ÖRAK, Leitfaden „KI in Anwaltskanzleien“ (9/2025)