KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act: Müssen Sie Ihr Team schulen?
Was Art. 4 AI Act seit dem Digital Omnibus von Betrieben verlangt, wen er im Team betrifft und wie die Umsetzung in einem kleinen Team aussehen kann: Einweisung, Checkliste, Dokumentationsblatt.
Eine Pflicht zu einer bestimmten Schulung oder einem Zertifikat gibt es nicht. Wer einen KI-E-Mail-Assistenten beruflich nutzt, muss aber Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu unterstützen, die damit arbeiten (Art. 4 AI Act, seit 2. Februar 2025). Seit der Änderung durch den Digital Omnibus am 27. Juli 2026 ist kein bestimmtes Niveau mehr vorgeschrieben. Für ein kleines Team kann das praktisch so aussehen: eine kurze Einweisung, was die KI kann, wo sie Fehler macht und was vor der Freigabe zu prüfen ist, und eine Notiz, wer wann eingewiesen wurde.
Was Art. 4 AI Act verlangt, und was sich am 27. Juli 2026 geändert hat
Die Fragen und Antworten der EU-Kommission und die Seiten der RTR sind Erläuterungen, nicht verbindlich. Wo wir uns darauf stützen, schreiben wir „laut EU-Kommission“ bzw. „laut RTR“.
Der Wortlaut von Art. 4 Abs. 1 in der neuen Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744, Nr. 5):
„… ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei … zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“
Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz müssen Sie für niemanden garantieren.
| Fassung bis 26.7.2026 | Fassung seit 27.7.2026 | |
|---|---|---|
| Pflicht | „Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass … über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen“ | „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz … zu unterstützen“ |
| Niveau | „ausreichendes Maß“ | kein bestimmtes Niveau („nicht … garantieren“) |
Neu sind Abs. 2 und 3: Die Kommission und die Mitgliedstaaten sollen Betriebe bei der KI-Kompetenz unterstützen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU), und die Kommission soll dafür Praxisbeispiele veröffentlichen. Abs. 3 sieht Empfehlungen des KI-Gremiums vor.
„KI-Kompetenz“ meint nach Art. 3 Nr. 56 AI Act sinngemäß die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein.
Art. 4 AI Act gilt seit 2. Februar 2025. Seit 27. Juli 2026 gilt er in der Fassung des Digital Omnibus. Wer ein KI-System beruflich einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz der Mitarbeitenden und anderer Personen zu unterstützen, die in seinem Auftrag damit arbeiten. Ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz muss er für niemanden garantieren. Die Pflicht ist also vereinfacht, nicht abgeschafft.
Gilt das für Ihren Betrieb?
Nutzt Ihr Betrieb einen KI-E-Mail-Assistenten beruflich und in eigener Verantwortung, ist er ‚Betreiber‘ (Art. 3 Nr. 4 AI Act). Art. 4 gilt unabhängig von der Betriebsgröße und der Risikostufe des Systems.
Der AI Act unterscheidet zwei Rollen. „Anbieter“ ist, wer ein KI-System unter eigenem Namen anbietet, auch wenn es auf einem zugekauften Sprachmodell beruht. Bei kiato ist das die FDM Software GmbH. „Betreiber“ ist Ihr Betrieb, wenn Sie kiato beruflich einsetzen.
Das betrifft nicht nur den E-Mail-Assistenten, sondern jede KI, mit der Ihr Team beruflich arbeitet: Chatbots, Copilot in Microsoft 365 (kiato und Copilot im Vergleich) oder KI in Buchhaltungs- und Übersetzungsprogrammen. Tipp laut RTR: Halten Sie zuerst fest, welche KI in Ihrem Betrieb schon läuft. Oft steckt sie in Updates bestehender Software.
Ein KI-E-Mail-Assistent für Anfragen und Rechnungen ist in der Regel kein Hochrisiko-KI-System. Anders kann es sein, wenn Sie ihn nutzen, um Bewerbungen zu sichten, zu filtern oder Bewerber zu bewerten (Anhang III Nr. 4). Nur bei Hochrisiko-Systemen gilt zusätzlich, dass die menschliche Aufsicht Personen mit der nötigen Kompetenz, Ausbildung und Befugnis übertragen werden muss (Art. 26 Abs. 2).
Wen betrifft es im Team?
Typische Rollen im Büro:
- Wer Entwürfe prüft und freigibt
- Wer Abläufe einrichtet
- Wer festlegt, welche Schritte automatisch laufen dürfen
- Wer Rechnungen aus dem Assistenten an die Steuerberatung gibt
Gemeint sind alle, die mit dem Assistenten arbeiten, auch Personen, die nicht angestellt sind, aber in Ihrem Auftrag damit arbeiten, etwa Auftragnehmer oder Dienstleister. Nicht alle brauchen dasselbe Wissen.
Laut RTR und EU-Kommission richtet sich das nach der Rolle: Wer nur mitliest, braucht weniger als wer Abläufe automatisch laufen lässt.
Ist eine Schulung Pflicht?
Eine bestimmte Schulung, ein Kurs oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Laut EU-Kommission reicht es aber in vielen Fällen nicht, nur auf die Bedienungsanleitung zu verweisen.
Einen KI-Beauftragten oder eine eigene KI-Organisation verlangt Art. 4 nicht.
Auch wer KI-Entwürfe nur prüft und freigibt, braucht passendes Wissen dafür. Die Freigabe durch einen Menschen ersetzt die KI-Kompetenz nicht. Laut EU-Kommission gilt das auch für den „Human in the Loop“, also den Menschen, der KI-Ergebnisse prüft.
Die Freigabe ist der wichtigste Schutz vor Fehlern der KI, aber nur, wenn die Person weiß, worauf sie achten muss.
So setzen Sie Art. 4 im kleinen Betrieb um: in 4 Schritten
- KI im Betrieb auflisten. Welche Programme nutzen KI, wer arbeitet damit und wofür, etwa der E-Mail-Assistent, Copilot oder Chatbots.
- Regeln festlegen. Eine kurze interne KI-Richtlinie: wofür KI genutzt werden darf, welche Daten nicht hineingehören und wer was freigibt. Eine Muster-KI-Richtlinie bietet die WKO an (wko.at/ki, laut RTR).
- Einweisen. Pro Rolle, kurz und praxisnah, beim Start und für jede neue Mitarbeiterin bzw. jeden neuen Mitarbeiter (Checkliste unten). Interne Einweisung, E-Learning oder externer Kurs sind laut RTR alle möglich.
- Festhalten und auffrischen. Eine Notiz je Person (Dokumentationsblatt unten). Auffrischen, wenn neue Funktionen oder neue KI-Programme dazukommen.
Checkliste: Einweisung für den KI-E-Mail-Assistenten
- Was der Assistent tut: liest eingehende Mails, ordnet sie ein, entwirft Antworten, erkennt Rechnungen. Was er nicht tut: ohne Ihre Freigabe etwas zusagen, solange der Sende-Schritt nicht auf ‚automatisch‘ steht. Was er automatisch zusagt, gilt als Zusage Ihres Betriebs.
- Wo KI Fehler macht: falsche oder erfundene Angaben („Halluzinationen“; laut EU-Kommission ein Punkt, über den Mitarbeitende informiert werden sollten), falscher Ton, veraltete Preise, falsch verstandene Anfragen.
- Was vor jeder Freigabe zu prüfen ist: Empfänger, Preise, Termine, Fristen, Zusagen, Namen, Anhänge.
- Was nie automatisch hinausgehen soll: Beschwerden, Preise und Zusagen, Rechts- und Gesundheitsthemen. Die Entscheidungstabelle dazu steht im Ratgeber Vollautomatisch oder mit Freigabe?
- Datenschutz und Verschwiegenheit: welche Daten nicht in Anweisungen oder Abläufe gehören. Für Kanzleien und Steuerberatung: KI im Kanzlei-Postfach.
- Wer darf was: wer welchen Ablauf sieht und wer für seine Freigaben zuständig ist. Neue Mitarbeitende starten z. B. als ‚Betrachter‘ und lesen erst mit.
- KI-Hinweis: Mails, die ohne Freigabe hinausgehen, tragen oben in der Mail einen Hinweis. Wann er nötig ist, steht im Ratgeber KI-E-Mails kennzeichnen.
- Was tun bei Fehlern: den Schritt im Ablauf zurück auf ‚mit Freigabe‘ stellen (wer Abläufe bearbeiten darf), unter „Aktivität“ nachsehen, was passiert ist, und den Fehler intern melden.
Dokumentationsblatt
Zum Beispiel so, eine Zeile je Person:
| Person | Rolle (liest / gibt frei / richtet Abläufe ein) | Datum | Inhalt | Form (Einweisung, E-Learning, Kurs) | Wer hat eingewiesen / Veranstalter | Nächste Auffrischung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| z. B. Office-Leitung | gibt frei | TT.MM.JJJJ | Prüfen vor der Freigabe | Einweisung | Geschäftsführung | bei neuen Funktionen |
Art. 4 schreibt keine bestimmte Dokumentation vor. Laut EU-Kommission genügt eine interne Aufzeichnung über Schulungen oder Einweisungen; die RTR empfiehlt, sie je Person festzuhalten.
Was droht, wenn Sie nichts tun?
Der AI Act selbst legt für Verstöße gegen Art. 4 keine bestimmte Geldbuße fest. Die Sanktionen regeln die Mitgliedstaaten. In Österreich ist mit Stand 19. Oktober 2026 noch keine Marktaufsichtsbehörde benannt und kein Durchführungsgesetz beschlossen. Ob dieses Gesetz Strafen für Art. 4 vorsehen wird, ist offen. Entsteht ein Schaden, weil die nötige Einweisung fehlte, kann das zivilrechtlich eine Rolle spielen, laut RTR etwa bei der Haftung für Erfüllungsgehilfen nach § 1313a ABGB.
Art. 4 und die Kennzeichnung nach Art. 50: zwei verschiedene Pflichten
Art. 4 und die Kennzeichnung nach Art. 50 sind getrennte Pflichten. Wann eine KI-Mail einen Hinweis braucht, lesen Sie im Ratgeber KI-E-Mails kennzeichnen. Art. 4 gilt in jedem Fall für die Personen, die mit der KI arbeiten, auch wenn ein Mensch jede Mail prüft und freigibt.
Wie kiato Ihr Team dabei unterstützt
- Standardmäßig gehen Mails nur nach Ihrer Freigabe hinaus; für Mail-Arten wie Mandantenpost stellen Sie den Sende-Schritt im Ablauf dauerhaft auf ‚mit Freigabe‘.
- Freigeben können Mitarbeiter, Admins und Inhaber. Je Ablauf legen Sie fest, wer ihn sieht und wer zuständig ist, Personen oder Gruppen. Dann bekommen nur die Zuständigen seine Freigaben.
- Mit der Rolle ‚Betrachter‘ sehen Mitarbeitende Freigaben, Rechnungen, Anfragen, Aufgaben, Kalender, Listen, Abläufe und die Aktivität, soweit ihnen Postfächer und Abläufe zugänglich sind, können aber nichts freigeben, verwerfen oder bearbeiten. So können neue Mitarbeitende erst mitlesen, bevor sie freigeben.
- Stufe je Schritt im Ablauf: Vorschlag (nur Entwurf, Sie senden selbst), mit Freigabe oder automatisch. Senden und Weiterleiten laufen nie standardmäßig automatisch.
- In den ersten sieben Tagen läuft nichts Unumkehrbares automatisch (Beobachtungsmodus).
- Jede Aktion steht unter ‚Aktivität‘, mit Zeitpunkt und Auslöser. Warum kiato etwas tut oder Ihnen vorlegt, sehen Sie im jeweiligen Lauf.
Für Enterprise-Kunden bieten wir eine Einweisung Ihres Teams in kiato an. Die Einweisung zeigt die wichtigen Stellen in kiato, etwa wie Sie einen Vorschlag vor der Freigabe prüfen, wer freigeben darf und wie Sie den Sende-Schritt eines Ablaufs auf ‚mit Freigabe‘ stellen. Allgemeines KI-Wissen deckt sie nicht ab. Sie kann ein Baustein Ihrer Maßnahmen nach Art. 4 sein, ersetzt diese aber nicht. Mehr dazu im kostenlosen Gespräch.
kiato nimmt Ihnen Art. 4 nicht ab: Die Einweisung Ihres Teams bleibt Aufgabe Ihres Betriebs.
Mehr dazu: Sicherheit & Datenschutz (Rollen, Freigaben, Aktivität), der KI-E-Mail-Assistent im Überblick, der AV-Vertrag und die Preise.
Aus der Praxis
Das Autohaus Zwer (autohaus-zwer.at) bekam im Zuge einer kiato-Demo eine kurze virtuelle Einweisung in kiato von uns.
Quellen
Abgerufen am 19. Oktober 2026.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Ursprungsfassung, Art. 3 Nr. 4 und 56, Art. 4, 26, 99 und 113, Anhang III, Erwägungsgrund 20, EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), konsolidierte Fassung vom 27.7.2026 (unverbindlich), EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), ABl. L vom 24.7.2026, Nr. 5 (neuer Art. 4), Erwägungsgrund 8, EUR-Lex
- AI Act Service Desk der EU-Kommission, Art. 4 (konsolidierte Fassung, Stand 27.7.2026)
- EU-Kommission, AI Literacy – Questions & Answers (englische Fassung, Erläuterung, nicht verbindlich)
- RTR, KI-Servicestelle: AI Act – KI-Kompetenz
- Anfragebeantwortung 5056/AB vom 2.6.2026 (Stand des Durchführungsgesetzes)
- WKO, Muster-KI-Richtlinie (wko.at/ki), wie von der RTR verlinkt
- kiato-Ratgeber KI-E-Mails kennzeichnen und Vollautomatisch oder mit Freigabe?
Häufige Fragen zur KI-Kompetenz nach Art. 4
Gibt es eine KI-Schulungspflicht für Mitarbeitende?
Nicht im Sinn eines bestimmten Kurses. Art. 4 AI Act verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden unterstützen, die mit KI arbeiten. Wie, entscheidet Ihr Betrieb: Einweisung, E-Learning oder externer Kurs.
Seit wann gilt Art. 4?
Seit 2. Februar 2025. Seit 27. Juli 2026 gilt die vereinfachte Fassung des Digital Omnibus: Sie müssen kein bestimmtes Niveau mehr garantieren.
Gilt das auch für kleine Betriebe?
Ja. Art. 4 unterscheidet nicht nach Betriebsgröße. Für KMU sollen Kommission und Mitgliedstaaten aber besondere Unterstützung und Praxisbeispiele bereitstellen.
Brauche ich ein Zertifikat oder einen Nachweis?
Ein Zertifikat ist nicht nötig. Laut EU-Kommission und RTR ist es sinnvoll, intern festzuhalten, wer wann wozu eingewiesen wurde.
Muss ich einen KI-Beauftragten bestellen?
Nein. Art. 4 verlangt keinen KI-Beauftragten und keine eigene Organisation dafür.
Reicht es, wenn ein Mensch jede KI-Mail freigibt?
Die Freigabe ersetzt die KI-Kompetenz nicht: Wer freigibt, muss wissen, worauf er achtet, etwa Preise, Termine und Zusagen. Laut EU-Kommission braucht auch der Mensch, der KI-Ergebnisse prüft, passendes Wissen.
Wer im Team muss eingewiesen werden?
Alle, die mit dem Assistenten arbeiten: wer freigibt, Abläufe einrichtet oder Stufen festlegt, auch Personen, die in Ihrem Auftrag damit arbeiten, ohne angestellt zu sein. Nicht alle brauchen dasselbe Wissen.
Was droht, wenn wir nichts tun?
Der AI Act selbst legt für Verstöße gegen Art. 4 keine bestimmte Geldbuße fest. Die Sanktionen regeln die Mitgliedstaaten. In Österreich ist mit Stand 19. Oktober 2026 noch keine Marktaufsichtsbehörde benannt und kein Durchführungsgesetz beschlossen. Ob dieses Gesetz Strafen für Art. 4 vorsehen wird, ist offen. Entsteht ein Schaden, weil die nötige Einweisung fehlte, kann das zivilrechtlich eine Rolle spielen, laut RTR etwa bei der Haftung für Erfüllungsgehilfen nach § 1313a ABGB.
Hat Art. 4 etwas mit der KI-Kennzeichnung zu tun?
Art. 4 und die Kennzeichnung nach Art. 50 sind getrennte Pflichten. Wann eine KI-Mail einen Hinweis braucht, lesen Sie im Ratgeber KI-E-Mails kennzeichnen. Art. 4 gilt in jedem Fall für die Personen, die mit der KI arbeiten, auch wenn ein Mensch jede Mail prüft und freigibt.
Bietet kiato eine Einweisung für mein Team an?
Für Enterprise-Kunden bieten wir eine Einweisung Ihres Teams in kiato an. Die Einweisung zeigt die wichtigen Stellen in kiato, etwa wie Sie einen Vorschlag vor der Freigabe prüfen, wer freigeben darf und wie Sie den Sende-Schritt eines Ablaufs auf ‚mit Freigabe‘ stellen. Allgemeines KI-Wissen deckt sie nicht ab. Sie kann ein Baustein Ihrer Maßnahmen nach Art. 4 sein, ersetzt diese aber nicht. Mehr dazu im kostenlosen Gespräch.
Können neue Mitarbeitende erst zusehen, bevor sie freigeben?
Ja. Mit der Rolle ‚Betrachter‘ sehen Mitarbeitende Freigaben, Rechnungen, Anfragen, Aufgaben, Kalender, Listen, Abläufe und die Aktivität, soweit ihnen Postfächer und Abläufe zugänglich sind, können aber nichts freigeben, verwerfen oder bearbeiten. So können neue Mitarbeitende erst mitlesen, bevor sie freigeben.
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