KI-Assistent für Outlook und Microsoft 365
kiato ist ein KI-Assistent für Outlook-Postfächer in Microsoft 365: Er beantwortet E-Mails, koordiniert Termine im Outlook-Kalender, erkennt Rechnungen und führt wiederkehrende Abläufe aus, in dem Postfach, das Sie bereits nutzen.
Mehrere, auch Microsoft selbst. kiato beantwortet Outlook-E-Mails als eigenständiger KI-E-Mail-Assistent: Er entwirft Antworten im Ton Ihres Hauses und sendet sie nach Ihrer Freigabe oder automatisch, wenn Sie das für eine Aufgabe erlauben.
So arbeitet kiato mit Outlook und Microsoft 365
- Sie verbinden Ihr Microsoft-365-Postfach in den Einstellungen mit Ihrer Microsoft-Anmeldung.
- kiato liest neue E-Mails in den Ordnern mit, die Sie auswählen, und erkennt das Anliegen.
- Es bereitet vor: Antwortentwurf, Terminvorschlag, erfasste Rechnung oder eine Rückfrage an Sie.
- Sie geben frei, oder kiato führt aus, was Sie für diese Aufgabe automatisiert haben.
- Gesendet wird aus Ihrem Postfach, im Verlauf der Anfrage. kiato kann Mails auch in Ordner verschieben.
Outlook-Kalender
kiato prüft Terminwünsche gegen Ihren Outlook-Kalender, legt Termine an, verschiebt und sagt sie ab. Auch Änderungen aus Outlook übernimmt kiato: Wird ein Termin dort verschoben oder gelöscht, zieht kiato nach. Eigene Sperrzeiten und die Belegung im verbundenen Kalender werden bei neuen Terminen beachtet.
Was kiato in Outlook übernimmt
- Kundenanfragen erkennen: Preis, Termin, Verfügbarkeit, Angebot, ohne dass jemand sortieren muss.
- Antworten vorbereiten oder automatisieren: Entwurf zur Freigabe, bei Bewährtem auch automatisch mit Grenzen.
- Termine koordinieren: freie Zeiten vorschlagen, eintragen, Absagen und Verschiebungen mitdenken.
- Nachfassen: Nachfass-Abläufe, etwa bei Angeboten ohne Antwort, arbeiten mit Ihren Listen und laufen zeitgesteuert.
- Rechnungen verarbeiten: Lieferant, Betrag und Fälligkeit erfassen und ablegen, Unsicheres kommt zur Prüfung.
- Regeln und Workflows ausführen: Abläufe in normalen Worten beschreiben, kiato baut und führt sie aus.
kiato und Microsoft Copilot
Microsoft 365 Copilot ist Microsofts KI-Assistent in den Microsoft-365-Anwendungen und unterstützt Mitarbeitende bei ihren Aufgaben. kiato ist ein eigenständiger Dienst für einen anderen Zuschnitt: Er führt vorab definierte E-Mail- und Büroabläufe aus. Welche Lösung zu Ihnen passt, hängt vom Anwendungsfall ab.
Das zeichnet kiato aus:
- Autonomiestufen je Aktion: vorschlagen, mit Grenzen oder automatisch.
- Freigaben, Rückholfrist und ein Protokoll jeder Aktion.
- Bedingungen wie Betragsgrenzen, Absender oder Vorgangsart.
- Rechnungsablage mit Export als Excel oder DATEV-Buchungsstapel.
- Funktioniert auch mit IMAP-Postfächern außerhalb von Microsoft 365.
Einen sachlichen Vergleich mit Quellen finden Sie unter Microsoft Copilot und kiato: Wann passt was?
kiato als Microsoft-365-KI-Assistent
kiato arbeitet mit Ihrem Microsoft-365-Konto: Angebunden sind Outlook-Mail und der Outlook-Kalender. Sie brauchen kein neues E-Mail-System, Ihre Mitarbeitenden bleiben in Outlook. Wer ein Postfach und welche Bereiche sehen, bearbeiten und freigeben darf, legen Sie je Person oder Gruppe fest. Ein Postfach lässt sich jederzeit wieder trennen.
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Häufige Fragen zu kiato und Outlook
Welche KI kann Outlook-E-Mails beantworten?
Dafür gibt es mehrere Produkte, auch von Microsoft selbst. kiato beantwortet Outlook-E-Mails als eigenständiger KI-E-Mail-Assistent: Er liest Ihr Microsoft-365-Postfach mit, entwirft Antworten im Ton Ihres Hauses und sendet sie nach Ihrer Freigabe oder automatisch, wenn Sie das für eine Aufgabe erlauben.
Was ist der Unterschied zwischen kiato und Microsoft Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist Microsofts KI-Assistent in den Microsoft-365-Anwendungen und unterstützt Mitarbeitende bei ihren Aufgaben. kiato ist ein eigenständiger Dienst, der vorab definierte E-Mail- und Büroabläufe ausführt, mit Autonomiestufen je Aktion, Freigaben, Rückholfrist und Protokoll, und der auch mit IMAP-Postfächern außerhalb von Microsoft 365 arbeitet. Welche Lösung passt, hängt vom Anwendungsfall ab.
Kann ich mein bestehendes Outlook-Postfach weiterverwenden?
Ja. Sie verbinden Ihr Microsoft-365-Postfach mit kiato und arbeiten in Outlook wie bisher. Gesendet wird aus Ihrem Postfach, im Verlauf der Anfrage, und Sie können das Postfach jederzeit wieder trennen.
Brauche ich ein neues E-Mail-System?
Nein. kiato arbeitet in Ihrem bestehenden Postfach. Ihre Mitarbeitenden bleiben in Outlook, kiato wird im Browser bedient.
Kann kiato Termine im Outlook-Kalender koordinieren?
Ja. kiato prüft Terminwünsche gegen Ihren Outlook-Kalender, schlägt freie Zeiten vor und trägt bei Zusage den Termin ein. Verschiebt oder löscht jemand einen Termin in Outlook, übernimmt kiato die Änderung.
Funktioniert kiato auch ohne Microsoft 365?
Ja. Neben Microsoft 365 unterstützt kiato IMAP-Postfächer. Termine lassen sich auch mit dem Google Kalender abgleichen.
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