Microsoft schaltet EWS ab: Läuft Ihr E-Mail-Tool weiter?
Was die Abschaltung von Exchange Web Services für Ihre Programme bedeutet, wie Sie im EWS-Nutzungsbericht prüfen, welche betroffen sind, und welche Fragen Sie jedem Anbieter stellen. Mit den Antworten für kiato.
Microsoft schaltet die Schnittstelle Exchange Web Services (EWS) in Exchange Online schrittweise ab, im April 2027 ist sie ganz weg. Seit 10. Oktober 2026 brauchen Mandanten, die EWS ausdrücklich eingeschaltet haben, eine Liste der erlaubten Programme (EWSAllowedAppIDs). Programme, die nicht darauf stehen, können den Zugriff verlieren. Betroffen sind nur Programme, die EWS nutzen. Welche das sind, zeigt der EWS-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center. Fragen Sie jeden Anbieter, ob sein Programm Microsoft Graph statt EWS nutzt. kiato verbindet sich über Microsoft Graph und ist von der Abschaltung nicht betroffen.
Was ist EWS und was ändert sich?
EWS ist eine ältere Schnittstelle, über die Programme Mails, Termine und Kontakte in Exchange-Postfächern lesen und schreiben. Der Nachfolger ist Microsoft Graph.
- 2018: Microsoft kündigt an, dass EWS keine neuen Funktionen mehr bekommt.
- 2023: Microsoft kündigt die Abschaltung für Oktober 2026 an.
- Ab Oktober 2026: EWS wird schrittweise für alle Mandanten abgeschaltet.
- 10. Oktober 2026: Ist EWS im Mandanten ausdrücklich eingeschaltet (EWSEnabled = True), reicht das allein nicht mehr; nötig ist die Liste EWSAllowedAppIDs. Programme, die nicht darauf stehen, können den Zugriff verlieren.
- Ab Oktober 2026, ohne eigene Einstellung: Für Mandanten, die nie etwas eingestellt haben, schaltet Microsoft EWS schrittweise ab; die Einstellung EWSEnabled wird dabei von „Null“ (nicht gesetzt) auf „False“ (aus) gestellt.
- April 2027: EWS ist ganz abgeschaltet. Ab 1. April 2027 gibt es laut Microsoft keine Ausnahmen mehr; auch Admins können EWS dann nicht mehr einschalten.
Betroffen ist nur Exchange Online, also Postfächer in Microsoft 365. Für Exchange Server im eigenen Haus ändert sich an EWS nichts.
Wen betrifft das?
Betroffen sind nur Programme, die EWS nutzen. Ein Programm, das schon Microsoft Graph nutzt, merkt von der Abschaltung nichts.
Laut Microsoft können unter anderem diese Microsoft-Programme EWS-Verkehr erzeugen: Outlook für Windows, klassisches Outlook für Mac, Power Query in Excel, Power BI und Exchange-Hybrid. Outlook für Windows soll ab dem Build vom August 2026 (16.0.20430.20092) ohne EWS auskommen; das neue Outlook für Mac ist nicht betroffen. Halten Sie die Microsoft 365 Apps deshalb aktuell. Wer am Mac noch das klassische Outlook nutzt, steigt am besten auf das neue Outlook um.
Prüfen Sie außerdem alles, was im Hintergrund auf Postfächer zugreift, etwa Archivierung, Sicherung, Signaturen, CRM, Ticketsystem, Raumbuchung und KI-Assistenten.
Das ist eine Suchhilfe. Nicht jedes dieser Programme nutzt EWS.
Achten Sie besonders auf Programme, die selten laufen, etwa einen Export einmal im Quartal oder im Jahr. Microsoft hat die Liste für manche Mandanten aus der Nutzung der letzten 60 Tage befüllt; selten genutzte Programme können dabei fehlen.
So finden Sie heraus, welches Programm EWS nutzt
- EWS-Nutzungsbericht öffnen. Microsoft 365 Admin Center → Berichte (ggf. „Alle anzeigen“) → Nutzung → unter Berichte „Exchange“ → Registerkarte „EWS usage“.
- 90 Tage einstellen. Der Filter bietet 7, 30 oder 90 Tage. Die Daten werden wöchentlich zusammengefasst; neue Nutzung kann bis zu 10 Tage brauchen, bis sie im Bericht erscheint.
- Application ID zuordnen. Die Tabelle zeigt je Programm die Application ID. Unbekannte IDs sehen Sie in Microsoft Entra unter Unternehmensanwendungen nach.
- Anbieter fragen. Stellen Sie dem Anbieter die Fragen aus dem Abschnitt ‚Welche Fragen Sie dem Anbieter stellen‘. Danach bleibt zu entscheiden: umstellen, ersetzen oder vorübergehend über die Liste erlauben, längstens bis April 2027.
Für den Bericht brauchen Sie im Admin Center eine Rolle, die Berichte sehen darf. Die Prüfung können Sie auch Ihrem IT-Betreuer übergeben.
Die Liste EWSAllowedAppIDs wird bei jeder Änderung ganz ersetzt; geben Sie immer alle nötigen IDs mit. Änderungen brauchen bis zu 24 Stunden. EWSAllowList ist eine andere, ältere Einstellung und ersetzt EWSAllowedAppIDs nicht. Klassisches Outlook für Mac braucht in der Liste die App-ID von Microsoft Office. Die aktuelle Liste zeigt dieser Befehl: Get-OrganizationConfig -RetrieveEwsOperationAccessPolicy | Format-List EwsAllowedAppIDs
Fehlt ein Programm im Bericht, heißt das nur etwas, wenn es im Zeitraum auch benutzt wurde.
Welche Fragen Sie dem Anbieter stellen
Diese Fragen können Sie so kopieren und jedem Anbieter schicken:
- Nutzt Ihr Programm in unserer Version Microsoft Graph oder EWS?
- Wenn noch EWS: Ab wann gibt es eine Version mit Microsoft Graph, und was müssen wir dafür tun?
- Unter welcher Application ID bzw. welchem Namen finden wir Ihr Programm in Microsoft Entra?
- Welche Berechtigungen fragt Ihr Programm an, und für welche Postfächer gilt der Zugriff: nur das eigene oder alle im Mandanten?
- Wer muss zustimmen: jede Person selbst oder ein Admin?
- Wie entziehen wir den Zugriff wieder, und reicht dafür ein Schritt in Ihrem Programm?
Eine allgemeine Zusage wie ‚funktioniert mit Microsoft 365‘ beantwortet nicht, welche Schnittstelle Ihre Version nutzt.
Die Antworten für kiato
| Frage | kiato |
|---|---|
| Schnittstelle | Microsoft Graph, nicht EWS. Von der EWS-Abschaltung nicht betroffen. |
| Für welche Postfächer | Je Verbindung greift kiato nur auf das Postfach des Kontos zu, mit dem Sie sich dabei anmelden. Weitere Postfächer verbinden Sie einzeln, jedes mit seiner eigenen Anmeldung. Einen Zugriff auf alle Postfächer im Mandanten auf einmal gibt es nicht. |
| Anmeldung | Sie verbinden Ihr Microsoft-365-Postfach in den Einstellungen mit Ihrer Microsoft-Anmeldung. |
| Berechtigungen | kiato greift im Namen der Person zu, die sich bei der Verbindung anmeldet, und nur auf ihr Postfach: Mails lesen, ordnen und senden. Das geht auch im Hintergrund, wenn niemand angemeldet ist. Die genaue Liste der Berechtigungen zeigt Ihnen Microsoft bei der Zustimmung. Verbinden Sie zusätzlich den Outlook-Kalender, fragt kiato dafür eigens den Zugriff auf diesen Kalender an. |
| Zustimmung | Ob Mitarbeitende selbst zustimmen dürfen, hängt von den Einstellungen Ihres Microsoft-Mandanten ab. Sonst stimmt ein Admin einmal für das Unternehmen zu. |
| Zugriff entziehen | Trennen Sie das Postfach in kiato. Ganz entzogen ist der Zugriff aber erst, wenn auch die Zustimmung bei Microsoft entfernt ist. Das erledigt Ihr Microsoft-365-Admin bzw. Ihr IT-Betreuer in Microsoft Entra. |
| Ohne Microsoft 365 | Neben Microsoft 365 unterstützt kiato IMAP-Postfächer. |
kiato ruft EWS nicht auf, taucht also im EWS-Nutzungsbericht nicht auf.
Wie kiato mit Outlook und Microsoft 365 arbeitet: KI-Assistent für Outlook und Microsoft 365. Zugriff, Rechte und Datenort: Sicherheit & Datenschutz. Was kiato kostet: Preise.
Quellen
Abgerufen am 21. Oktober 2026.
- Microsoft Learn: Deprecation of Exchange Web Services in Exchange Online
- Microsoft 365 Message Center MC1485116 (im Admin Center; öffentliche Kopie: mc.merill.net)
- Microsoft Exchange Team Blog: Exchange Online EWS, Your Time is Almost Up
- Microsoft Learn: Exchange Web Services (EWS) Usage Report
- Microsoft Learn: Überprüfen von Berechtigungen, die Unternehmensanwendungen erteilt wurden
Häufige Fragen zur EWS-Abschaltung
Wann schaltet Microsoft EWS ab?
Schrittweise ab Oktober 2026, ganz im April 2027. Seit 10. Oktober 2026 brauchen Mandanten, die EWS ausdrücklich eingeschaltet haben, eine Liste der erlaubten Programme.
Betrifft das auch unseren Exchange Server im Haus?
Nein. Die Abschaltung gilt nur für Exchange Online in Microsoft 365.
Funktioniert Outlook danach noch?
Outlook für Windows ja, ab dem Build vom August 2026. Am Mac funktioniert das neue Outlook; das klassische Outlook für Mac braucht EWS. Halten Sie die Microsoft 365 Apps aktuell.
Wie finde ich heraus, welche Programme EWS nutzen?
Im EWS-Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center: Berichte, Nutzung, Exchange, Registerkarte „EWS usage“. Stellen Sie 90 Tage ein; neue Nutzung kann bis zu 10 Tage brauchen, bis sie erscheint.
Was passiert mit einem Programm, das nicht auf der Liste steht?
Es kann den Zugriff auf EWS verlieren. Admins können es vorübergehend über die Liste EWSAllowedAppIDs erlauben, längstens bis April 2027.
Was frage ich den Anbieter?
Ob seine Version Microsoft Graph oder EWS nutzt, ab wann es eine Graph-Version gibt, welche Berechtigungen das Programm braucht, für welche Postfächer und wie Sie den Zugriff wieder entziehen.
Ist kiato von der EWS-Abschaltung betroffen?
Nein. kiato verbindet sich über Microsoft Graph, nicht über EWS. Je Verbindung greift kiato nur auf das Postfach des Kontos zu, mit dem Sie sich dabei anmelden. Weitere Postfächer verbinden Sie einzeln, jedes mit seiner eigenen Anmeldung. Einen Zugriff auf alle Postfächer im Mandanten auf einmal gibt es nicht. Sie können das Postfach jederzeit wieder trennen.
Wie entziehe ich kiato den Zugriff auf mein Postfach?
Trennen Sie das Postfach in kiato. Ganz entzogen ist der Zugriff aber erst, wenn auch die Zustimmung bei Microsoft entfernt ist. Das erledigt Ihr Microsoft-365-Admin bzw. Ihr IT-Betreuer in Microsoft Entra.
Welche Berechtigungen fragt kiato an?
kiato greift im Namen der Person zu, die sich bei der Verbindung anmeldet, und nur auf ihr Postfach: Mails lesen, ordnen und senden. Das geht auch im Hintergrund, wenn niemand angemeldet ist. Die genaue Liste der Berechtigungen zeigt Ihnen Microsoft bei der Zustimmung. Verbinden Sie zusätzlich den Outlook-Kalender, fragt kiato dafür eigens den Zugriff auf diesen Kalender an. Ob Mitarbeitende selbst zustimmen dürfen, hängt von den Einstellungen Ihres Microsoft-Mandanten ab. Sonst stimmt ein Admin einmal für das Unternehmen zu.
Weiterlesen
Outlook-KI-Assistent
Wie kiato mit Ihrem Microsoft-365-Postfach und dem Outlook-Kalender arbeitet.
Mehr erfahren →Sicherheit & Datenschutz
Datenort, Zugriff je Person und was beim Trennen eines Postfachs gilt.
Mehr erfahren →KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt: Antworten, Termine und Rechnungen.
Mehr erfahren →Outlook-Postfach
verbinden.
14 Tage kostenlos testen.