Die Werkstatt schraubt. Die Terminanfragen beantwortet kiato.
Terminwünsche, Rückfragen zum Auftrag, Zusatzarbeiten: In der Werkstatt landet vieles im Postfach, während alle Hände unter dem Auto sind. kiato prüft den Werkstattkalender, entwirft die Antwort und legt sie zur Freigabe vor.
Was kiato für Werkstätten übernimmt
Termine mit echter Kapazität
Eine Reparatur braucht mehr als einen freien Platz: Hebebühne, Mitarbeiter, Zeit. kiato prüft diese Ressourcen zusammen und schlägt nur Zeiten vor, in denen alles frei ist.
Rückfragen zum Auftrag
„Ist mein Auto schon fertig?“ kiato schlägt in Ihrer Auftragsliste nach und entwirft die Antwort mit dem Stand. Steht dort nichts, fragt es bei Ihnen nach, statt zu raten.
Zusatzarbeiten und Rechnungen
Zusatzarbeiten bestätigt kiato bis zu einem Betrag, den Sie festlegen, alles darüber kommt zu Ihnen. Rechnungen von Teilelieferanten erfasst und legt es ab.
kiato ersetzt weder Ihr Werkstattsystem noch die Auftragsverwaltung. Es übernimmt die E-Mail-Kommunikation davor: Terminanfragen, Rückfragen, Bestätigungen.
Hebebühnen, Mitarbeiter und Öffnungszeiten legen Sie in kiatos Kalendern an, Auftragsstand und Preise in Listen (Import per Excel ist möglich). Die Regeln beschreiben Sie in normalen Worten: „Ein Ölwechsel dauert 45 Minuten und braucht eine Hebebühne.“ kiato baut daraus den Ablauf und fragt nach, wo etwas fehlt.
Typische Mails in der Werkstatt
Was im Werkstatt-Postfach täglich ankommt und wie kiato es behandelt. Es sind Beispielabläufe, die Sie nach Ihren Regeln anpassen:
| Eingehende Mail | Was kiato tut |
|---|---|
| Terminwunsch für Service oder Reifenwechsel | Prüft Hebebühne, Mitarbeiter und Zeit gemeinsam, schlägt freie Zeiten vor und trägt bei Zusage ein. |
| „Wann ist mein Auto fertig?“ | Schlägt den Status in der Auftragsliste nach und entwirft die Antwort. |
| Zusatzarbeiten zur Freigabe, etwa 94,50 € | Bestätigt bis zu Ihrer Betragsgrenze. Darüber legt kiato die Mail Ihnen vor. |
| Kunde verschiebt den Termin | Prüft den neuen Termin, gibt den alten Platz frei und entwirft die Bestätigung. |
| Rechnung eines Teilelieferanten | Erfasst Lieferant, Betrag und Fälligkeit und legt den Beleg ab. |
Ein zweiter Ablauf: Rückfrage zum Auftragsstand
Fragen nach dem Stand sind selten dringend, aber häufig. kiato antwortet mit dem Status aus Ihrer Auftragsliste, damit niemand zum Telefon greifen muss.
Was kiato in der Werkstatt nicht tut
- kiato ersetzt kein Werkstattsystem und keine Auftragsverwaltung.
- Preise und Dauer nennt kiato nur aus Ihren Listen und Regeln. Steht dort nichts, fragt es nach.
- Technische Beurteilungen zu Schäden gibt kiato nicht ab. Solche Mails legt es Ihnen zur Entscheidung vor.
Häufige Fragen aus der Werkstatt
Wie weiß kiato, welche Hebebühne frei ist?
Sie legen Hebebühnen und Mitarbeiter als Ressourcen mit Zeiten in kiato an. Bei einer Terminanfrage prüft kiato alle benötigten Ressourcen gemeinsam und schlägt nur Zeiten vor, in denen alles frei ist.
Trägt kiato Termine selbst in den Kalender ein?
Ja, sobald der Kunde zugesagt hat. Bis Sie mehr erlauben, geben Sie diesen Schritt frei.
Was passiert bei Zusatzarbeiten?
Das legen Sie per Regel fest, zum Beispiel: Zusatzarbeiten bis 150 Euro bestätigen, darüber an mich. kiato hält die Grenze ein und begründet jede Entscheidung im Protokoll.
Muss ich meine Auftragsdaten in kiato pflegen?
Für Auskünfte zum Auftragsstand braucht kiato eine Liste mit Aufträgen und Status, die Sie per Excel importieren und aktuell halten können. Ohne diese Daten fragt kiato bei Ihnen nach, statt zu raten.
Weiterlesen
KI-E-Mail-Assistent
Was kiato im Postfach übernimmt und wie viel es selbst entscheidet.
Mehr erfahren →Die Werkstatt ist voll.
Das Postfach muss es nicht sein.
14 Tage kostenlos.