Digitaler Kassenbeleg per E-Mail oder App: So sammeln Sie die Belege und geben sie an die Steuerberatung

Grundlage ist eine Änderung in § 132a BAO. Laut BMF enthält sie „einerseits eine Erleichterung in Bezug auf die elektronische Belegerteilung für die Unternehmerinnen und Unternehmer, andererseits wird das Recht der Leistungsempfängerinnen oder Leistungsempfänger auf einen Papierbeleg eingeräumt“.

• Wege: Der Beleg darf „in den unmittelbaren Verfügungsbereich“ der Kundin oder des Kunden übermittelt werden („z.B. per E-Mail, App“) oder vor Ort mit einem Endgerät ausgelesen werden („z.B. per Bildschirmanzeige“; laut BMF-Presseaussendung etwa als QR-Code).
• Format: „Eine spezielle Form der elektronischen Übertragung oder Anzeige ist nicht vorgeschrieben“. Laut BMF etwa als E-Mail, E-Mail-Anhang oder Web-Download, als PDF- oder Textdatei oder strukturiert (z. B. xml).
• Papier: Kundinnen und Kunden können laut BMF „immer“ einen Papierbeleg verlangen, auch nachträglich, „spätestens bis zum Geschäftsschluss des Tages“.
• Belegerteilung: Die Pflicht gilt laut BMF-Presseaussendung weiterhin „unabhängig von der Höhe des Betrags“. Erstellt und signiert wird der Beleg vom Unternehmen weiterhin mit der Registrierkasse (BMF).

Laut BMF-Presseaussendung kontrolliert das Amt für Betrugsbekämpfung in den ersten Wochen schwerpunktmäßig die korrekte Weitergabe, vor allem in bargeldintensiven Branchen. Das betrifft die Betriebe, die Belege ausstellen.

Belege kommen jetzt auf mehreren Wegen: auf Papier, per E-Mail, über eine App oder Kundenkarte oder als QR-Code. Ohne festen Ablauf landen sie in privaten Postfächern, in Apps oder gar nicht beim Betrieb.

Wir empfehlen ein festes Belegpostfach, z. B. belege@ihrefirma.at, und eine Regel für alle Mitarbeitenden: „Beim Bezahlen die Firmen-E-Mail für den Beleg angeben; Belege aus Apps oder per QR-Code als PDF oder Foto per Mail an dieses Postfach weiterleiten.“

Wer lieber einen Papierbeleg hat, kann ihn laut BMF weiterhin verlangen.

1. Belegpostfach festlegen. Ein Postfach, das Ihr Team gemeinsam nutzt, z. B. belege@ oder rechnungen@, verbunden über Outlook/Microsoft 365 oder per IMAP.
2. Belege dorthin lenken. An der Kasse die Firmen-E-Mail angeben; Belege aus Apps oder per QR-Code als PDF oder Foto per Mail an das verbundene Postfach weiterleiten; Papierbelege abfotografieren und schicken. Kommt ein Beleg nur als Download-Link, laden Sie ihn herunter und leiten ihn als PDF weiter: kiato öffnet keine Download-Links.
3. Erkennen lassen. kiato erkennt digitale Kassenbelege wie Rechnungen: als PDF, als XML, als Foto oder Bild (z. B. JPG oder PNG) oder direkt im Mailtext, und liest die Angaben aus. In den Einstellungen legen Sie fest, bei welchen fehlenden oder unklaren Angaben ein Beleg zur Freigabe kommt.
4. Ablegen. Auf Wunsch sortiert kiato die Belege in Ordner Ihres Postfachs, z. B. „Q4“. Ob kiato Ordner anlegt und wie sie heißen, entscheiden Sie; das Anlegen lässt sich abschalten.
5. An die Steuerberatung geben. Erkannte Kassenbelege stehen mit den Rechnungen in derselben Liste und gehen mit in den Export, z. B. für das Quartal. Einzelne lassen Sie über „Auswahl“ weg.

Details zum Export stehen im Ratgeber Rechnungen an die Steuerberatung senden.

Erkannte Belege trägt kiato selbst in die Liste ein. Ist kiato bei einer wichtigen Angabe unsicher oder könnte ein Beleg doppelt sein, legt es ihn Ihnen zur Freigabe vor. Was darüber hinaus automatisch laufen darf, legen Sie selbst fest. Wie Sie dabei vorgehen, steht im Ratgeber Vollautomatisch oder mit Freigabe?

• Auswahl: die angezeigte Liste, etwa ein Quartal wie „Q4 2026“, eine eigene Auswahl oder alle Rechnungen.
• Ziel: Herunterladen (z. B. für das Kanzlei-Portal) oder „An Steuerberater senden“, an die hinterlegte Adresse der Steuerberatung oder eine, die Sie beim Export eingeben.
• Übermittelt: „Diese Rechnungen als ‚übermittelt‘ markieren“, damit im nächsten Quartal nichts doppelt geht.

Rechnungen und Kassenbelege unterscheidet kiato über Ihre Abläufe. So können Sie Kassenbelege z. B. zusätzlich in einer eigenen Liste führen. An die Steuerberatung geht, was in der Rechnungsliste steht. Wie der Export im Einzelnen abläuft, steht im Ratgeber Rechnungen an die Steuerberatung senden.

Wer bar oder mit Karte zahlt, muss den Beleg laut § 132a Abs. 5 BAO entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen; das gilt für digitale Belege genauso wie für Papier.

Als Barzahlung im Sinn der Belegerteilungspflicht gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte.

Mit einem digitalen Kassenbeleg erfüllt der Betrieb seine Belegerteilungspflicht ebenso wie mit einem Papierbeleg.

Ein Kassenbeleg bis 400 € inklusive Umsatzsteuer gilt als Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs. 6 UStG), wenn er folgende Angaben enthält: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung, den Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder den Leistungszeitraum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, den Steuersatz sowie das Ausstellungsdatum.

Unternehmen müssen Belege sieben Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO). Die Aufbewahrung ist auch digital zulässig, wenn die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Bei Unterlagen, die nur digital vorliegen, wie digitalen Kassenbelegen, muss die Wiedergabe nicht urschriftgetreu sein (§ 132 Abs. 2 BAO). Wer zur Einsicht verpflichtet ist, muss auf eigene Kosten innerhalb angemessener Frist die Hilfsmittel bereitstellen, mit denen sich die Belege lesbar machen lassen, und, soweit erforderlich, dauerhafte, ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergaben beibringen (§ 132 Abs. 3 BAO).

Exportieren Sie Belege rechtzeitig in Ihr Buchhaltungssystem.

Ein digitaler Beleg muss für die Buchhaltung nicht ausgedruckt werden, wenn Sie ihn elektronisch so aufbewahren, wie es § 132 Abs. 2 BAO verlangt.

Gesetzestexte im RIS: § 132a BAO, § 132 BAO, § 11 UStG und § 12 UStG.

Was im Einzelfall gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

• kiato erkennt digitale Kassenbelege wie Rechnungen. kiato liest PDF, E-Rechnung (XML), Fotos und Bilder (z. B. JPG oder PNG) und den Mailtext.
• Erkannte Belege trägt kiato selbst in die Liste ein. Bei einer unsicheren wichtigen Angabe oder einem möglichen doppelten Beleg legt es ihn Ihnen zur Freigabe vor.
• Kassenbelege erkennt kiato in der Regel als bezahlt, weil die Zahlung auf dem Beleg steht. Sie können das zusätzlich in Ihrem Ablauf festhalten, z. B. „Kassenbelege sind immer bezahlt“. Bezahlte Belege stehen nicht unter „offen“.
• Ordner im Postfach auf Wunsch; erkannte Kassenbelege gehen mit den Rechnungen in den Export an die Steuerberatung.
• kiato legt Belege unverändert ab und lässt sie exportieren.
• Exportieren Sie Belege rechtzeitig in Ihr Buchhaltungssystem.
• Verarbeitung in EU-Rechenzentren, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

Mehr dazu: der Rechnungseingang im Detail, kiato mit Outlook und Microsoft 365, KI für die Steuerkanzlei, der AV-Vertrag und die Preise.

Abgerufen am 19. Oktober 2026.

1. BMF: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme ab 1. Oktober 2026
2. BMF-Presseaussendung OTS0002 vom 30.09.2026
3. RIS: § 132a BAO (Fassung ab 01.10.2026, BGBl. I Nr. 97/2025)
4. RIS: § 132 BAO (Fassung ab 13.01.1999)
5. RIS: § 11 UStG 1994 (Fassung ab 24.12.2025)
6. RIS: § 12 UStG 1994 (Fassung ab 01.01.2025)
7. kiato-Ratgeber Rechnungen an die Steuerberatung senden
8. kiato-Funktionsseite Rechnungseingang